Личная переписка, фотографии младенцев и котиков, поздравления с первым снегом. А среди этого хаоса нужные сканы, цифры и ответы по рабочим вопросам. С бардаком в рабочих чатах ежедневно сталкиваются сотни коллег. Расскажем, как сделать общение в корпоративных чатах комфортным и продуктивным.
Изображение от freepik.com
В каждой компании есть рабочие мессенджеры, где коллеги обсуждают проекты, задачи и перекидывают друг другу файлы. Это быстрее и удобнее, чем звонить по телефону или ходить по кабинетам. И почти в каждом чате есть работник, который нарушает деловой стиль общения и спамит котиками, шутками. В результате деловое общение превращается в хаос: договоренности теряются, файлы и важные сообщения остаются не просмотренными, начальство сердится.
У нас тоже случаются такие переписки))
Мы разобрались, как навести в чатах порядок
Чтобы не превращать удобное средство коммуникации в бардак нужно придерживаться простых правил. Например, не засоряют «эфир» в рабочем чате сообщениями «отойду на обед» создать отдельный чат по личным вопросам. У «Клерк» такой тоже есть.
это я оповещаю коллег, что отлучусь
Также советуем проведите инвентаризацию. Посмотрите, какие чаты в вашей ленте лишние, и выходите из них.
Когда я пришла в «Клерк», то не понимала, как можно сосредоточиться на работе, когда в чатах постоянно приходят уведомления о новых сообщениях. Но, оказалось, что все просто — нужно ввести для себя правило офлайн 30 минут. Когда вы сосредоточены на важной задаче отключите уведомления в групповых переписках, чтобы не читать каждое сообщение и не отвлекаться на каждый звуковой сигнал. А коллег попросите тегать вас лично. Например, в Битрикс24 или в WhatsApp, достаточно нажать символ @ и написать имя сотрудника.
Используйте чаты только для быстрых вопросов/ответов. Если предстоит долгий разговор, то лучше перейти в личный чат или созвониться.
Простите модератора (обычно это сотрудник отдела кадров) писать раз в день предупреждения о запрете на флуд. А если это не помогает руководителю имеет смысл выпустить официальное положение, локальный акт, в котором будет указано, что размещать в чате личные фото и информацию, не связанную с работой строго запрещено.
Резюмируем правила переписки в мессенджерах
Отмечайте (тегайте) человека, которому пишите сообщение.
Введите правило, что сообщение нужно лайкать, тогда будет ясно, что адресат его получил.
Используйте деловой стиль общения, откажитесь от смайликов и gifок (они отвлекают).
Пишите всю мысль в одном сообщении. Не надо вот так:
Не забывайте про знаки препинания. Казнить нельзя помиловать. Ну, вы поняли?
CAPS LOCK — нужен только для заглавных букв!
Помните про рабочее время. Никто не обязан отвечать вам в 20.00, если ваш рабочий день до 18.00.
