Если ваши клиенты оформляют заказы и оплачивают их на сайте, используйте специальную облачную, или виртуальную кассу — через нее проходят платежи и формируются электронные чеки в режиме 24/7/365. Пригодится облачная касса и в других случаях, когда физический контакт покупателя и продавца невозможен: при оплате по месту курьерской доставки и через вендинговые аппараты.
Вести кассовые операции удобно в МоемСкладе: продажи и возвраты, отслеживание остатков, автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формирование Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.
Скачать Кассу МойСклад
Что такое облачная онлайн-касса
Облачная касса — не кассовый аппарат в привычном физическом представлении. Это цифровой аналог стационарной онлайн-кассы, или онлайн-сервис, где вы арендуете кассу в защищенном дата-центре и подключаетесь к ней через интернет.
Набор функций — тот же, что и у обычной ККТ, за исключением того, что облачная формирует только электронные чеки, но это соответствует 54-ФЗ. Тем более они имеют ту же юридическую силу, что и печатные. Для легальной работы также нужен фискальный накопитель, договор с ОФД и регистрация в ФНС.
Особенности работы
Все данные о расчетах хранятся в облаке. Работать с такой кассой могут несколько сотрудников одновременно. То есть нет оборудования, которое пришлось бы приобретать в собственность, ставить в офисе или носить с собой на выезде.
Облачная касса незаменима для сфер торговли, в которых выдавать печатные чеки в месте расчетов затруднительно или невозможно — проще отправить электронный на телефон или email покупателя. Далее рассмотрим — в каких именно сферах не обойтись без цифровой кассы.
Кому подходит виртуальная касса
Облачная касса нужна для дистанционной или выездной торговли:
когда продавец не контактирует с покупателем в момент расчета, а платежи принимаются онлайн с помощью автоматического устройства;
когда оплату принимают посредники — курьеры, водители или кондукторы на борту транспортного средства;
для специалистов, которые оказывают услуги или производят работы на дому или на выезде.
Назовем все распространенные примеры, когда по закону можно использовать облачную кассу вместо стационарной.
Интернет-магазин, маркетплейс
При онлайн-шоппинге покупатель может оплачивать:
Во всех этих примерах подойдет цифровая касса.
Оплата по автоматическому устройству
Вендинговые аппараты, терминалы для оплаты парковки, автоматы для продажи билетов, автоматическая мойка.
Важно, чтобы на дисплее устройства покупатель видел QR-код с реквизитами кассового чека — это требование 54-ФЗ.
Разносная торговля
Организации, которые занимаются разносной торговлей — с рук, из лотка, из корзин и ручных тележек. Например, продажа цветов, косметики, сувениров вне стационарной точки продаж.
Транспортные компании и таксопарки
Оплата проходит через транспортный POS-терминал, как в автобусах с бескондукторной системой, или в мобильном приложении Яндекс Go. Водитель такси тоже имеет право принимать деньги от клиента наличкой или по карте и проводить через облачную кассу.
Удаленная оплата ЖКХ
Некоторые управляющие компании, ТСЖ, ЖСК принимают оплату на сайте, в приложении, через банкомат или платежным поручением.
Услуги на выезде
Допустим, мастер — косметолог, клининговая компания, сантехник, электрик и т.д. — приезжает к клиенту, оказывает услуги, и расчет происходит на месте. Он может принять оплату наличными или безналом и отправить чек по email или SMS клиенту.
Служба доставки
Порядок тот же, что и при услугах на выезде. То есть возможность — для всех предпринимателей, которые предлагают доставку курьерами с оплатой на месте.
Касса МойСклад
Скачайте бесплатную кассовую программу.
Поддержка 54-ФЗ и ФФД 1.2, печать наименований товаров в чеке.
Кто не может использовать облачную кассу
Заменять обычную онлайн-кассу виртуальной запрещено в случаях, когда покупатель рассчитывается за товар или услугу на месте:
Офлайн-магазин, офис продаж, точка на рынке или в торговом центре и другие точки продаж, на территории которых вы продаете товары или оказываете услуги. Пример — парикмахерская, ресторан.
При оплате заказа в момент получения в пункте самовывоза или ПВЗ;
При оплате за ЖКУ в офисе управляющей компании, ТСЖ или ресурсоснабжающей организации;
При покупке билета или проездного на вокзале, в билетном киоске или пристанционной кассе, то есть через кассира.
Если ваши клиенты могут оплачивать как на сайте, так и в офлайн-точке, нужны два вида онлайн-касс: облачная и стационарная.
Пример. Если покупатель оплачивает заказ в интернет-магазине, подойдет виртуальная касса. Если банковской картой в точке продажи — использовать облачную кассу нельзя.
Схема работы: как происходит обработка платежа
Все начинается с того, что клиент оплачивает покупку безналичным способом. Допустим, с помощью смартфона сотрудника, где установлено приложение.
Фискальные данные сразу же поступают в облачную кассу, которая формирует чек. Этот чек оператор фискальных данных одновременно отправляет на электронную почту или телефон покупателя и в налоговую инспекцию.
Для наглядности — схема:
Все чеки хранятся в памяти фискального накопителя, установленного в онлайн-кассе. Таким образом, все происходит согласно закону 54-ФЗ.
Режим облачной кассы
Облачные чеки позволяют проводить продажи прямо в смартфоне без подключения онлайн-кассы. Это удобно для интернет-магазинов, курьерских служб и компаний с развозной торговлей.
Создавайте облачные чеки в Кассе МойСклад. Приложение отправит данные в онлайн-кассу в офисе, вам не нужно брать ее с собой. Онлайн-касса одна, а продавцов и курьеров — сколько угодно.
Скачать Кассу МойСклад
Стоимость
В стоимость подключения облачной онлайн-кассы входит:
первый месяц или год аренды;
фискальный накопитель, который нужно обновлять раз в 15 или 36 месяцев. Вы приобретаете его в собственность, но хранится он в кассе у арендодателя;
лицензия на ПО кассы.
Подключение к оператору фискальных данных иногда бесплатно, в зависимости от условий сервиса.
Регулярные затраты при пользовании облачной кассы — это, как правило, исключительно плата за аренду. Она зависит от того, как дата-центр решает вопрос интеграции с ОФД и ЭДО. Некоторые интегрируются с операторами, другие — самостоятельно предоставляют все услуги, необходимые для работы облачной кассы.
Обычно аренда стоит около 2000 ₽ в месяц + затраты на ФН. В любом случае это значительно дешевле, чем приобретать в собственность обычную ККТ.
Если сотрудников, ведущих расчеты с клиентами несколько, покупать придется не один кассовый аппарат. С облачной кассой в этом плане тоже проще — скачать приложение на мобильный телефон и пользоваться могут сколько угодно сотрудников.
Какую кассу выбрать для ИП, ООО и интернет-магазина
Облачную кассу могут использовать как компании, так и индивидуальные предприниматели, которые работают вне офиса и принимают платежи дистанционно. Для ИП особенно важно, что на старте не придется нести большие затраты на автоматизацию расчетов с клиентами.
При выборе решения:
Сравните цены и условия.
Узнайте, помогает ли сервис с установкой — подключением к оператору фискальных данных, регистрации в налоговой. Иногда это доступно только на более дорогих тарифах, а на начальном предприниматель вынужден самостоятельно решать эти вопросы.
Узнайте, нужно ли в начале дополнительно платить за лицензию, дополнительные рабочие места, подключение к ОФД и постановку на учет в ФНС, техобслуживание.
Лучшие облачные решения в 2023 году: обзор онлайн-касс для ИП и ООО
Далее — краткий обзор самых популярных решений.
Критерий | АТОЛ Онлайн | Эвотор | Дримкас |
Цена | От 1 700 рублей в месяц | От 1 500 рублей в месяц за одну кассу. Скидка 10% при оплате за год | 1 075 рублей в месяц при оплате за год + стоимость фискального накопителя |
Тарифы | Базовый, Без забот (под ключ), Почековый | Микробизнес, Партнерский, Базовый | Один тариф за 1 075 рублей |
Подключение к ОФД | ОФД в подарок при всех тарифах, кроме минимального | ОФД в подарок на всех тарифах | |
Регистрация в ФНС | На максимальном тарифе доступна авторегистрация при выборе партнерского ОФД. Самостоятельно нужно зарегистрировать через личный кабинет ФНС — при выборе стороннего оператора | Помощь с регистрацией на всех тарифах | Дримкас регистрирует кассу в ФНС |
Техподдержка 24/7 | Входит в стоимость тарифа под ключ | Входит в стоимость на всех тарифах | Есть |
Поддержка ФФД 1.2 | | | |
Дополнительные возможности | Спецпредложение: одна касса для онлайн и офлайн за 750 рублей в месяц | Можно пробивать чеки коррекции и продаж в личном кабинете не автоматом, а вручную | Неограниченное количество кассиров на всех тарифах |
Какой бы сервис вы ни выбрали, бесплатное приложение Касса МойСклад упростит работу с ним. Оформлять продажи можно где угодно, что особенно удобно для работы курьеров.
Просто скачайте Кассу МойСклад и удаленно подключитесь со смартфона. Есть готовая интеграция с онлайн-кассой АТОЛ Онлайн. Как ее подключить, смотрите в инструкции.
Как подключить онлайн-кассу: пошаговая инструкция для бизнеса
Алгоритм следующий.
Шаг 1: Выбор поставщика
Выберите, какое решение вам подходит по условиям и по бюджету.
Шаг 2: Установка приложения
Скачать кассовое приложение нужно каждому сотруднику, который будет продавать товары на выезде.
Шаг 3: Заключение договора аренды
У одного поставщика вы арендуете кассу на 12 месяцев с ежемесячной или годовой оплатой и приобретаете фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев.
Шаг 4: Регистрация в личном кабинете
В личном кабинете вы можете:
отслеживать платежи и чеки;
корректировать уже сформированные чеки;
формировать отчеты, смотреть аналитику;
включать интеграции с банками и платежными системами;
смотреть уведомления о необходимости замены фискального накопителя;
контролировать работу сотрудников, принимающих платежи;
контролировать остатки товаров;
принимать маркированные товары через ЭДО.
Шаг 5: Оформление электронной цифровой подписи
Она нужна при регистрации кассы в налоговой.
Услуга по оформлению электронной подписи бесплатна для ИП и юридических лиц, приобрести надо только цифровой носитель — токен — у официальных дистрибьюторов или в специализированных интернет-магазинах.
Шаг 6: Регистрация кассы в налоговой и заключение договора с ОФД
Одни сервисы помогают с регистрацией, другие возлагают эту задачу на продавца. Во втором случае проще все сделать онлайн. Для этого вы:
подаете заявку на регистрацию через личный кабинет налогоплательщика и сразу получаете регистрационный номер ККТ;
выполняете самостоятельную фискализацию;
получаете карточку регистрации ККТ из ФНС;
регистрация кассы в личном кабинете оператора фискальных данных.
Подробнее все шаги — в руководстве.
Шаг 7: Интеграция с нужными сервисами
Облачную кассу можно интегрировать с:
CMS сайта;
платежной формой для автоматического формирования чеков при оплате на сайте;
товароучетной системой;
приложениями для приема оплаты по месту доставки или по месту оказания услуги;
платежными системами и интернет-эквайрингом.
Вопросы и ответы
О чем важно знать до начала пользования цифровыми кассами — смотрите в ответах на популярные вопросы.
Чем облачная онлайн-касса отличается от обычной?
И та, и другая нужна для фискализации платежей в соответствии с 54-ФЗ. Базовые различия — в таблице ниже.
Характеристика | Обычная онлайн-касса | Облачная касса |
Место нахождения | Либо в торговой точке, либо в другом месте продаж | Дата-центр партнера. В пунктах 5.6 статьи 1.2 54-ФЗ сказано, что облачная касса расположена «вне места совершения расчета» |
Способ приобретения | Покупка | Аренда |
Техобслуживание | Найм специалистов сервисного центра за свой счет | У сервиса облачной кассы своя техподдержка, которая поддерживает стабильную работу |
Договор с ОФД | Нужно заключить самостоятельно | Как правило, входит в тариф |
Количество рабочих мест | 1 аппарат = 1 рабочее место. Каждый сотрудник, который принимает оплату, должен иметь кассу | В зависимости от количества транзакций. Как правило, одна касса обрабатывает до 6 тысяч чеков в сутки |
Передача и вид кассовых чеков | Можно выдать бумажный чек, можно отправить электронный через ОФД | Только электронные по email или в СМС через ОФД |
Способы оплаты на выезде | Наличная, безналичная, по QR-коду. Для оплаты картой нужен POS-терминал | Наличная, безналичная, по QR-код с помощью приложения на мобильном телефоне |
Как настроить оплату в онлайне | Нужно специальное приложение для интеграции с сайтом | Непосредственно на сайте за пару шагов |
В чем заключается услуга облачной кассы?
Проще говоря, это удаленная аренда кассового оборудования + возможность передачи данных через ОФД в налоговую + в систему «Честный знак» при торговле маркированной продукцией.
Предоставляют ее владельцы дата-центров, иногда — операторы фискальных данных и операторы ЭДО.
В чем главный плюс облачной кассы по сравнению со стационарной?
Главный плюс в том, что касса физически вам не принадлежит, поэтому ответственность за соответствие актуальным требованиям 54-ФЗ лежит на специалистах сервиса. Они следят за его исправностью. Это значит, что:
Не придется брать на себя обслуживание, платить за техническую поддержку.
Если что-то выйдет из строя, не будет длительных простоев, так как специалисты оперативно все наладят, к тому же вероятность поломки минимальна.
Что такое дата-центр?
Защищенный дата-центр — это помещение, где находится сама касса, к которой вы подключаетесь через приложение. Оно закрыто для посторонних лиц, с благоприятной температурой и другими условиями. Работает резервное питание как запасной источник электроэнергии и несколько провайдеров для обеспечения постоянного интернет-соединения.
Почему облачная касса выгоднее обычной?
При использовании виртуальных касс не нужно платить полную стоимость кассы и настройки, только фиксированную сумму аренды каждый месяц.
В любой момент можно отключиться от сервиса.
Почему облачная касса удобнее обычной?
Замена нескольких стационарных аппаратов одним сервисом. У вас может быть сколько угодно курьеров, мастеров, водителей. Так как оборудование не нужно, чтобы получить доступ ко всем функциям, достаточно установить приложение на смартфон.
Быстрая интеграция с интернет-магазинами, приложениями, системами управления сайтами, платежными системами, сервисами для курьеров и выездной торговли.
Какой главный минус облачной кассы?
Облачная касса подходит не для всех вариантов торговли — это единственный существенный недостаток.
В случае, когда выдавать печатный кассовый чек обязательно по закону, нужна стационарная онлайн-касса. Какие виды бывают и как выбрать нужный для вашего бизнеса — смотрите в руководстве.
На каких налоговых режимах нужна облачная касса?
Использовать облачную кассу можно на всех действующих налоговых режимах. Для самозанятых на ПНД онлайн-касса, в том числе облачная, по закону не обязательна.
Как проверять коды маркировки на облачной кассе?
Если касса на основной точке продаж поддерживает ФФД 1.2, при продаже маркированной продукции в приложении Касса МойСклад можно проверять статусы кодов маркировки. Для этого:
Перейдите в раздел Розница → Точки продаж. Выберите облачную точку.
В карточке точки продаж нажмите Редактировать.
Прокрутите страницу вниз до раздела Маркировка.
Поставьте флажок в соответствующей строке.
Как настроить CMS для работы с виртуальной кассой?
Как правило, в сервисе есть готовые модули популярных CMS. Она помогают быстро и бесшовно настроить кассу и интернет-эквайринг.
Поддерживает ли облачная онлайн-касса актуальные требования законодательства?
Да, поддерживает.
Разработчики оперативно вносят все изменения, для предпринимателя это минус еще одна важная задача.
Касса МойСклад — это ведение продаж по всем требованиям 54-ФЗ. С помощью приложения вы будете:
Работать на любых устройствах — компьютере, планшете, смартфоне на базе Android, iOS, MacOS, Windows или Linux;
Печатать чеки и ценники, формировать электронные чеки. Для ценников и этикеток есть визуальный редактор;
Продавать любые товары и услуги: маркированные, штучные, весовые, разливные, а также комплекты;
Вести учет общей выручки и остатка наличных за смену — сводный отчет в конце рабочего дня у вас на телефоне;
Торговать без ошибок и штрафов с соблюдением кассовой дисциплины.
Попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.
Скачать Кассу МойСклад
Касса МойСклад
Скачайте бесплатную кассовую программу.
Поддержка 54-ФЗ и ФФД 1.2, печать наименований товаров в чеке.