Электронная транспортная накладная: что это, кому нужна, преимущества
В России активно развивается система электронного документооборота в сфере В2В. Одним из самых популярных документов является электронная транспортная накладная. Расскажем, что такое электронная транспортная накладная, а также ответим на самые частые вопросы об этом документе.
Иллюстрация: freepik/freepik
Как появилась электронная транспортная накладная
Минтранс запустил эксперимент по созданию электронных транспортных накладных еще в период пандемии, в октябре 2020. Бизнес воспринял его позитивно, поэтому уже в 2021 было выпущено постановление Правительства № 2200, которое дало возможность применять электронные транспортные накладные наравне с бумажными версиями.
Что такое электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная — это аналог бумажной накладной, который выполняет такие же функции, а именно — подтверждение заключения договора на транспортно-экспедиторские услуги и все расходы, которые были понесены на логистические услуги.
Электронная транспортная накладная создается по утвержденной ФНС форме и подписывается квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
В документе есть четыре основных раздела:
Сведения от грузоотправителя — об участниках перевозки, об условиях договора на организацию перевозки, данные водителя, данные о грузе, другие сопроводительные документы.
Сведения от перевозчик — о приемке груза к перевозке.
Сведения от грузополучателя — о приемке груза, качестве и характеристиках полученного товара.
Сведения от перевозчика — о сдаче груза по месту назначения.
Если в ходе транспортировки груза происходят изменения, например, изменяется автомобиль в процессе перевозки или цена, то формируются дополнительные разделы.
Отправлять электронные транспортные накладные удобно с Такском, выберите удобный тариф и начните работать уже сегодня.
Принцип работы электронной транспортной накладной
Стандартная схема работы с ЭТрН выглядит следующим образом:
Грузоотправитель формирует ЭТрН в своей учетной системе, далее подписывает ее квалифицированной электронной подписью, а после отправляет через сервис электронного документооборота. С помощью ЭДО документ попадает в транспортную компанию, к грузополучателю и водителю.
Водитель может увидеть документ прямо в мобильном приложении, с телефона подтвердить приемку и подписать документ простой электронной подписью.
Грузополучатель при получении груза также подписывает документ своей КЭП.
После доставки груза водитель фиксирует данный факт в приложении и заверяет его своей подписью.
Завершает процедуру транспортная компания — подписывает документ своей КЭП.
Пройдя по такому кругу ЭТрН оказывается у всех участников перевозки.
В зависимости от особенностей организации процесса перевозки сценарий может меняться, но неизменными останутся участники и их ключевые отметки.
Весь процесс передачи документов проходит с помощью операторов электронного документооборота. Одним из таких операторов является компания Такском.
Кто обязан работать с ЭТрН
С 2024 года использование электронных транспортных накладных может стать повсеместным. Кому уже сейчас есть смысл переходить на работу с ЭТрН:
транспортным и логистическим компаниям;
крупным грузоперевозчикам и тем, кто часто отправляет грузы;
компаниям, которые внедрили и активно используют ЭДО в своей работе.
Получите консультацию по продуктам ЭДО от Такском и подберите удобный тариф. Применение электронных перевозочных документов позволяет наладить быстрый взаиморасчет между заказчиками и перевозчиками. Переходите на электронную транспортную накладную, сопроводительную ведомость и заказа наряд.
Как начать работать с электронной транспортной накладной
Подготовить электронные подписи для всех сотрудников, которые участвуют в процессе отправки грузов — от кладовщиков до менеджеров.
Подключиться к системе электронного документооборота, например, сервису ЭДО от Такском.
Заключить соглашения между всеми участниками грузоперевозки о возможности обмениваться электронными документами.
Обеспечить всех необходимой техникой, вряд ли водитель с кнопочным телефоном сможет подписать ЭТрН.
В чем плюсы работы с ЭДО и ЭТрН
Первый и важный плюс — экономия на бумаге.
Скорость решает — электронный документ может пройти согласование буквально за 1 день, в то время, как его бумажный собрат может долго бродить по коридорам компаний.
Возможность онлайн-контроля — все участники доставки могут наблюдать за статусом прохождения документа.
Облачное хранение — все документы хранятся в едином облаке, к которому есть доступ у ответственных лиц из любой точки мира.
Что скажут контролирующие органы
Если ФНС запросит документы для проверки, то не нужно сдувать пыль с архивных полок — достаточно открыть облако, найти нужный документ в поиске и направить его в инспекцию.
С 1 сентября 2022 года ГИБДД подключили к ГИС ЭПД, поэтому для проверки вам также не потребуется бумажная накладная — инспектор все проверит в электронном виде.
Кстати, Такском включён Минтрансом в реестр операторов информационной системы перевозочных документов (ИС ЭПД).
Оформите электронную подпись в Такском — регистрируйте, подписывайте и согласовывайте юридически значимые электронные документы.
