Электронные транспортные накладные (ЭТрН): сроки внедрения и кто обязан перейти
Система передачи электронных перевозочных документов начала действовать с 1 сентября 2022 года, но пока в ней еще разобрались далеко не все. Расскажем, кому нужно перейти на электронные транспортные накладные уже сейчас.
Электронный документ полностью соответствует бумажной версии и имеет такую же юридическую силу.
В электронной транспортной накладной 4 основных пункта:
Информация о грузоотправителе: о водителе, объеме груза, деталях грузоперевозки и ее этапах.
Данные о приемке груза перевозчиком.
Данные о грузе от получателя, его характеристиках.
Информация о факте передачи груза получателем перевозчику.
Если все проходит по плану, то заполняются эти 4 пункта. Если же в условиях транспортировки есть изменения, например, поменялся водитель, место выгрузки, сроки, то заполняются дополнительные титулы.
Когда будет внедрен обязательный электронный обмен перевозочными документами
ЭДО в перевозках уже начал действовать с 1 сентября 2022 года, но пока переход на электронные документы добровольный.
При этом обязательное внедрение не за горами — в планах на 2024 год. Поэтому рекомендуем не откладывать, а заранее познакомиться с новым бизнес-процессом и выстроить работу с учетом изменившихся условий.
Сейчас для электронного обмена доступно 6 видов документов:
Транспортная накладная.
Сопроводительная ведомость.
Заказ-наряд.
Договор фрахтования.
Путевой лист.
Заказы (заявки).
Кому следует перейти на ЭТрН
Электронную транспортную накладную, как и бумажный вариант, могут использовать все участники грузоперевозок:
грузоотправители — оптовые компании, поставщики и производители;
транспортные, логистические и экспедиторские компании;
грузополучатели — розничные компании, торговые сети.
Все документы о перевозках хранятся в Государственной системе перевозочных документов (ГИС ЭПД). Прямого доступа к системе перевозочных документов у каждого участника нет.
Передача информации в систему происходит через операторов электронного документооборота, которые соответствуют требованиям Минтранса.
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Чтобы получить чек-лист, заполните форму:
Как настроить передачу электронных перевозочных документов
Что нужно для работы с ЭТрН:
Оформить квалифицированную электронную подпись для ответственных лиц, которые будут подписывать документы от лица компаний — кладовщики, менеджеры, диспетчеры. Водители-экспедиторы могут подписывать ЭТрН простой электронной подписью. Но такой документ обязательно нужно заверить квалифицированной электронной подписью перевозчика.
Сервис Электронная транспортная накладная (ЭТрН) от «Бизнес Легко» автоматизирует обмен документами без риска ошибок и потери накладных! Доступно создание ЭП для водителей и кладовщиков — собственный УЦ для выдачи КЭП. 100 филиалов на всей территории РФ. Технология создания простых и неквалифицированных подписей прямо внутри СБИС.
Заключить договор с оператором ЭДО, через которого электронные документы будут поступать в систему мониторинга.
Заключить соглашения с контрагентами о возможности обмена электронными документами.
Приобрести необходимую технику: экспедиторам потребуется смартфон или планшет с возможностью установки мобильного приложения, грузополучателю и грузоотправителю — планшет или компьютер с выходом в личный кабинет ЭДО.
Почему стоит переходить на ЭТрН
Электронный обмен транспортными накладными имеет такие преимущества:
Сокращение расходов:
на бумагу — больше не нужно распечатывать документы;
на доставку файлов — подписанный компанией документ будет доступен контрагенту мгновенно.
Сохранность документов — все хранится в облачном хранилище и больше не потеряется при транспортировке или передаче от одного участника цепочки поставки к другому.
Быстрый доступ к документам — при необходимости не нужно больше перекладывать документы в архивах, в личном кабинете есть удобная сортировка и поиск.
Отслеживание состояния груза — бизнес может наблюдать, как передвигается груз от поставщика к получателю.
Скорость расчетов — теперь не нужно ждать, пока водитель вернется и предоставит документы отправителю, подпись и изменения в документах от всех участников цепочки видны сразу. А значит можно произвести расчеты и перейти к оформлению следующих поставок.
Ускорить взаиморасчеты — получение оплаты сразу после завершения перевозки.
Отслеживать состояние груза — фото повреждений и комментарии ответственных.
Удаленно контролировать доставки — актуальные статусы накладных и водителей по GPS.
В специальном приложении для водителей предусмотрены такие возможности:
Указаны все доставки на день — маршруты, время приезда и адреса.
Путевые листы в смартфоне — можно вести учет расходов на топливо.
Режим работы офлайн — подписать накладные можно даже без интернета.
Связь с офисом — оставить комментарий или задать вопрос по доставке можно в чате, по аудио и видеозвонку.
Мотивация водителя — загружать расчетные листки и следить за выплатами можно в личном кабинете.
Сейчас применение электронной ЭТрН не обязательно, но многие компании уже успешно работают с таким форматом документа и пользуются удобными функциями сервиса. Лучше не ждать полного внедрения и штрафов за неисполнение законодательства — начните пользоваться ЭТрН уже сейчас и настройте бизнес-процессы без спешки!
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Чтобы получить чек-лист, заполните форму:
Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8KVzDs
