Уже несколько лет кадровый учет плавно переводят в цифру. Сначала ввели электронные больничные и трудовые книжки.
Затем для пробы к электронному кадровому документообороту (КЭДО) подключили крупнейших работодателей России.
В ТК также планомерно добавляли новые статьи законами о КЭДО 377-ФЗ и 407-ФЗ.
Сначала дополнили про электронные подписи для удаленщиков, затем целым сводом правил по электронному документообороту в сфере трудовых отношений (ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК).
Электронный кадровый документооборот все еще пока не обязателен для всех. И тем не менее многие работодатели переходят на кадровый онлайн учет добровольно, даже если сотрудников на удаленке почти нет.
Как это работает? Рассказываем.
Что такое КЭДО и как он работает
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Такое определение дается в ст. 22.1 ТК.
Проще говоря, при ЭДО у работодателя все приказы, договоры с сотрудниками, заявления, табели, ведомости в электронном виде - и создаются, и подписываются сторонами, и хранятся.
В 2023 году работодатели могут выбирать, какую систему ЭДО использоваться. Это может быть:
государственный сайт «Работа России», или
информационная система от одного из поставщиков КЭДО.
Компаниям с небольшой численностью сотрудников может хватить и сайта «Работа России». Тут нужно учесть, что на государственный сайт придется загружать все кадровые документы по работникам в электронном виде.
Многие отдают предпочтение собственным инфосистемам из-за удобства функционала.
Например, программа напомнит кадровику/бухгалтеру, что пора подписать приказ или взять заявление. По сканам без ручного ввода можно автоматически оформить как прием, так и увольнение. Легко рассылать документы и держать связь с сотнями сотрудников.
При обмене документами с сотрудниками важно соблюдать требования о защите персональных данных. Чтобы избежать штрафов на сотни тысяч, изучите новые правила 2023 года и запаситесь шаблонами на онлайн-курсе. Входит в подписку Клерк.Премиум.
Почему выбирают кадровый ЭДО
У электронного кадрового документооборота есть как плюсы, так и минусы. Собрали их в таблице ниже.
Плюсы и минусы кадрового ЭДО:
Плюсы | Минусы |
Скорость подписания кадровых документов - экономия времени и для руководства, и для сотрудников Удобство поиска кадровых документов при проверках - снижение нагрузки на кадровиков/бухгалтеров Экономия места и бюджета
| За электронные системы КЭДО надо платить, но есть из чего выбирать Есть риск потери электронной информации - важно убедиться в надежности эдо-провайдера Нужно согласие сотрудников - некоторые отказываются от КЭДО
|
Несмотря на имеющиеся недостатки, многие работодатели активно переводят сотрудников полностью на онлайн обмен документами - не по электронной почте, а через специализированные системы. Экономия ресурсов - главный аргумент.
Что нужно для перехода на КЭДО
Чтобы легально перевести организацию или ИП на кадровый ЭДО, понадобится следующее:
выбрать электронную систему кадрового электронного документооборота и заключить договор с провайдером таких услуг;
уведомить сотрудников и оформить для каждого электронные подписи (ЭП);
закрепить все правила ЭДО в локальных документах - положениях, приказах и т.д;
наметить план и сроки перевода кадровых процессов на ЭДО.
Обзор ключевых поставщиков систем КЭДО тут делать не будем - о преимуществах того или другого можно прочитать на их сайтах.
Поговорим сразу про электронные подписи - по какому принципу выбрать для сотрудников. А затем перейдем к настройке документооборота.
Какие ЭП выбрать для работников
Законом 63-ФЗ Об электронной подписи предусмотрено 3 вида ЭП:
простая электронная (ПЭП),
усиленная неквалифицированная (НЭП),
усиленная квалифицированная (КЭП).
Для порталов «Госключ» и «Работа России» также предусмотрены свои виды подписей: усиленная НЭП госключ и простая ЭП «Работа России».
Проще всего получить простую ЭП, но она не для всех процессов подходит.
Для автоматизации учета рабочего времени, документов по командировкам, отпускам ПЭП достаточно.
Для подписания трудового договора и прочих локальных документов, приказов и должностных инструкций, рассылаемых для ознакомления, понадобится строго усиленная ЭП - любая из них.
Как выпустить НЭП работнику
Как простую, так и усиленную неквалифицированную ЭП работодатель может выпустить самостоятельно в своей информационной системе.
Для неквалифицированной понадобится еще докупить спецпрограмму.
КЭП надо получать строго в аккредитованном Минэкономсвязью удостоверяющем центре.
В целом, процесс сводится к следующему:
при приеме на работу кадровик оформляет в системе заявку на выпуск электронной подписи;
сотрудник проверяет свои данные в заявке и на своем рабочем месте (внутри системы) генерирует ЭП, при необходимости записывая ее на носитель.
Виды электронных подписей: какую выбрать
Вид ЭП | Для чего | Как выпустить | Срок действия |
Простая электронная (ПЭП) | Автоматизация учета рабочего времени, командировок, отпусков | Можно самостоятельно в инфосистеме работодателя | Бессрочно |
Усиленная неквалифицированная (НЭП) | 1. Автоматизации учета рабочего времени, командировок, отпусков; 2. Подписание договоров и прочих локальных документов, приказов и должностных инструкций, рассылаемых для ознакомления | Получать новую каждый год |
Усиленная квалифицированная (КЭП) | Строго в аккредитованном Минэкономсвязью удостоверяющем центре |
Как и где закрепить правила электронного кадрового делопроизводства
Решение о применении ЭДО для кадрового учета и порядок перехода на него нужно зафиксировать во внутренних документах работодателя.
В последствии это поможет доказать сотруднику, а потом и проверяющим, что работодатель выполняет свои обязательства.
Какие документы понадобится составить:
К примеру, отдельное Положение о КЭДО или же дополнения в коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Образец Положения о КЭДО
Скачать образец полностью.
Закрепите, какие именно кадровые документы ведете в электронном виде, как извещаете сотрудников о необходимости ознакомиться и подписать документ, какая ЭП используется и как она распознается на электронных документах. Также пропишите дату полного перехода на ЭДО.
Например, чтобы зафиксировать электронный способ отправки расчетных листков работникам (ст. 136 ТК), пропишите так:
«О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы ХХХ».
Перед внедрением КЭДО обязательно уведомить сотрудников об этом под подпись, плюс собрать разрешения на обработку персональных данных, если не делали этого раньше.
Учитывайте, что работник вправе отказаться от перехода на электронный обмен документами. В этом случае для него придется сохранить привычное бумажное делопроизводство.
Исключение - впервые трудоустраивающиеся после 31 декабря 2021 года. Они отказаться от ЭДО не могут.
У дистанционных сотрудников - тех, для которых данный формат работы закреплен в трудовом договоре, - получать письменное согласие не требуется.
Образец уведомления о введении КЭДО
Такой документ нужен, если выбрали ПЭП или НЭП для использования сотрудниками.
В соглашении пропишите, как идентифицируется тот, кто подписывает документ, как используется ЭП, а также обязанность всех сохранять конфиденциальность подписи.
Обычно шаблон документа дает провайдер инфосистемы ЭДО.
Фрагмент Соглашения об использовании ЭП
Права и обязанности работников и работодателей в области КЭДО регулируются статьями 22.1, 22.2, 22.3. ТК.
Совет. Пропишите правила предосторожности при использовании ЭП, например:
запрещается писать пароль на стикере и клеить на монитор, сообщать кому-либо и даже айтишнику компании;
рекомендуется регулярно менять пароль, а замена первого логин-пароля обязательна.
Как переводить в ЭДО кадровые процессы
Пройдемся по основным процессам кадрового документооборота - от приема на работу до увольнения сотрудников.
Для каждого дадим подсказки, какая ЭП понадобится и есть ли особые требования к оформлению документов.
Прием на работу
Для подписания трудового, ученического договора, договора о материальной ответственности понадобится НЭП или КЭП.
Это правило работает и для обычных работников, и для дистанционных, и тех, кто на удаленке (ст. 22.3 и 312.3 ТК).
Как переводить в ЭДО документы по приему на работу
Документ | Вид ЭП | Требования ТК к документам |
Заявление о приеме на работу | Любая | Нет требований: это не обязательный документ, его может и не быть. Требуется только для государственной и муниципальной службы |
Трудовой договор, приложения и соглашения к нему | НЭП/КЭП | Вид ЭП по ст. 22.3 ТК , письменный по 57, 67 ТК , |
Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему | НЭП/КЭП | Вид ЭП по ст. 312.3 ТК |
Приказ о приеме на работу | Любая | Не обязательно составлять, его может не быть, ст. 68 ТК |
Личная карточка Т-2 | Любая | Не обязательно вести с 01.09.2021 |
Отпуска и графики отпусков
Документацию по отпускам, как и график отпусков можно упростить.
Например, не обязательно вести график строго по унифицированной форме № Т-7, можно разработать свою более удобную.
В собственную форму можно добавить раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не рассылать дополнительно уведомления. Также можно убрать графы, где отмечают данные об использовании ежегодного отпуска. Тем самым сократить время на заполнение.
Как переводить в ЭДО документы по отпуску
Документ | Вид ЭП | Требования ТК к документам |
График отпусков | Любая | Под подпись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК |
Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под подпись) | Любая | Под подпись по ч. 3 ст. 123 ТК |
Приказ о предоставлении отпуска | Любая | Нет требований |
Заявление на отпуск по графику | Любая | Нет требований |
Заявление на отпуск с последующим увольнением | НЭП/КЭП | Вид ЭП по ст. 22.3 ТК, письменный по ст. 127 ТК |
Читайте подробнее, как составлять график отпусков и вносить в него изменения в течение года, в статье.
Командировки
Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид кадровые документы по командированию.
Ведь большинство из них - не обязательны, они нужны только на случай трудовых разногласий. Каждый можно составлять в свободной форме.
Как переводить в ЭДО документы по командированию
Переводы и изменение условий труда
Для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашений к трудовому договору требуются строго НЭП или КЭП (ст. 22.3 ТК).
Для остальных кадровых документов достаточно ПЭП.
Как переводить в ЭДО документы об изменении условий труда
Документ | Вид ЭП | Требования ТК к документам |
Уведомление об изменении условий трудового договора (ознакомление) | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК |
Заявление о переводе | Любая | Письменный по ст. 72.1 ТК |
Согласие на перевод | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК |
Дополнительное соглашение на перевод | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК, письменный по ст. 72, 72.2 ТК |
Соглашение к трудовому договору дистанционного работника | НЭП/КЭП | Электронный по ст. 312.3 ТК |
Учет рабочего времени
Табели учета рабочего времени должны быть, но знакомить с ним работников обязанности нет. Поэтому хватит обычной ПЭП.
А вот если у вас есть графики сменности, то их обязательно доводить до сведения работников (ст. 103 ТК).
Важно зафиксировать факт уведомления сотрудников - отметить дату, время и ФИО подписанта. Подпись может быть любой.
Как переводить в ЭДО документы по учету рабочего времени
Документ | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
Табель учета рабочего времени | Любая | Письменный по ст. 91, 99 ТК |
График сменности | Любая | Письменный по ст. 103 ТК |
Больничные и социальные вычеты
Уже второй год листки нетрудоспособности оформляют только в электронном виде. Бумажные отменили законом 126-ФЗ от 30.04.2021.
Как переводить в ЭДО документы по пособиям и соцвычетам
Документ | Вид ЭП | Требования ТК к документам |
Листок нетрудоспособности | Не нужна | Электронный по закону 323-ФЗ от 21.11.2011 |
Заявление на социальные вычеты по НДФЛ | Любая | Письменное по п. 2 ст. 219 НК |
Зарплата и премии
Электронные расчетные листки также давно вошли в обиход (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, № 107235 от 01.03.2019).
Электронный способ извещения сотрудников о частях зарплаты обязательно пропишите в локальном положении, трудовом или коллективном договоре.
Если знакомите сотрудников с приказом о премировании, то подпись может быть любой. Требования о ней нет - о размере премии работник в любом случае узнает из расчетных листков (ст. 136 ТК).
Как переводить в ЭДО зарплатные документы
Документ | Вид ЭП | Требования ТК к документам |
Расчетные листки, приказ о премировании Т-11, Т-11а | Любая | Письменный по ст. 136 ТК |
Приказ о применении дисциплинарного взыскания | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК, под подпись по ст. 193 ТК |
Увольнение
Для работников на удаленке заявление, как и приказ об увольнении можно оформлять электронно и подписывать НЭП или КЭП.
Для тех, кто трудится в офисе, приказ об увольнении обязательно подписывать на бумаге. Такое требование в статье 22.1 ТК.
Как переводить в ЭДО документы об увольнении
Документ | Вид ЭП | Требования ТК к документам |
Заявления об увольнении, отзыв заявления | НЭП/КЭП | Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК, письменный по ст. 80 ТК |
Приказ об увольнении офисных сотрудников | Запрещена | Только бумажная форма по ст. 22.1 ТК |
Соглашение о расторжении ТД по соглашению сторон с удаленщиками | НЭП/КЭП | Электронный по ст. 312.3 ТК |
Автоматизируйте начисление зарплаты и прочих выплат сотрудникам. Научитесь быстро и безошибочно работать в программе 1С: Зарплата и Управление на онлайн-курсе от ИПБ. Входит в подписку Клерк.Премиум.
