C 2022 года в силу вступает ряд законодательных норм, которые внесут изменения в привычный электронный документооборот.
В некоторых случаях работа в прежнем режиме станет просто невозможной, а при определенных обстоятельствах, и вовсе повлечет наложение штрафов.
Давайте разберемся в грядущих новшествах.
Порядок получения электронной подписи
С 1 января 2021 года изменятся правила оформления электронной подписи. Получить ЭЦП можно будет либо в налоговом органе, либо в аккредитованном Удостоверяющем Центре — в зависимости от статуса получателя.
-
Руководителям организаций, ИП, нотариусам данную услугу будут напрямую оказывать органы ФНС и их доверенные лица;
-
Остальным работникам — аккредитованные УЦ.
УЦ «Калуга Астрал» успешно прошел аккредитацию, в соответствии с новыми требованиями 63-ФЗ, и может выдавать электронные подписи работникам организаций и ИП.
Доверенные лица налоговой — это организации, которые могут от имени ФНС РФ принимать заявления на получение электронной подписи, идентифицировать личность заявителя и передавать ему готовую ЭП. Не так давно налоговая опубликовала список таких доверенных лиц.
Обратите внимание, что в файлах ЭП, выданных на работника до конца 2021 г., содержится ФИО и указание на его принадлежность к организации.
С 2022 г. электронная подпись будет включать только ФИО физлица, а сотрудник, чтобы подтвердить свои правомочия действовать от имени компании, должен будут оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
Кстати, если на начало 2022 года у вас есть действующий сертификат ЭЦП, полученный в аккредитованном по новым правилам УЦ, экстренно переоформлять его не нужно. Продолжайте пользоваться подписью до истечения срока действия.
Внедрение в электронный документооборот машиночитаемой доверенности
Итак, как уже было сказано выше, с января 2022 года работники (представители) организаций и ИП должны подписывать документы от имени своего работодателя электронной подписью. Для этого сначала необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Более подробно читайте в п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ от 27.12.2019.
Мнение нашего эксперта: В законе применение МЧД обязательно с 01.01.2022. Но налоговиками до сих пор четко не проработан процесс выдачи доверенности, вызывает сложности технический аспект задачи. Поэтому власти всерьез задумываются о введении переходного периода. Возможно, срок внедрения МЧД в ЭДО отложится.
Машиночитаемая доверенность — это электронный документ с цифровой подписью руководителя компании или ИП. Такая доверенность нужна, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда он действует от имени работодателя. Формат документа уже утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021.
Закон предъявляет к машиночитаемым доверенностям следующие требования (Приказ Минфин № 857 от 18.08.2021):
- формат XML (либо PDF, если автоматизированная обработка и визуализация данных документа отсутствует в информационной системе);
- проставление усиленной квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG либо в соответствии с форматом, утвержденным приказом Минцифры от 14 сентября 2020 года № 472.
Новый сервис Астрал.Доверенность позволит создавать документ, зарегистрировать его в контролирующем органе или добавить уже полученную МЧД в электронный документооборот. В настоящий момент данный продукт АО «Калуга Астрал» проходит стадию тестирования.
Использование ЭДО при обороте маркированных товаров
Еще одно новшество: с 1 января 2022 года ЭДО станет обязательным при обороте маркированных товаров (см. Постановления Правительства РФ № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021).
Напомним, что к товарам, подлежащим маркировке, сейчас относятся:
- табачные изделия,
- меховые изделия,
- обувь,
- лекарственные препараты,
- парфюмерия,
- текстиль и одежда,
- шины и покрышки,
- фотоаппараты и лампы-вспышки,
- молочная продукция,
- ювелирные изделия.
До конца 2021 года участники оборота маркированной продукции (импортеры, производители, дистрибьюторы, продавцы) передают сведения о движении товаров через систему Честный Знак или посредством бесплатной программы «ЭДО.Лайт».
С начала 2022 года станет обязательным предоставление информации в систему Честный Знак через операторов ЭДО для некоторых товарных групп. Новые правила коснутся участников оборота обуви, текстиля и одежды, шин, парфюмерии и фототехники.
Схема оформления документов и передачи данных планируется следующая:
Для автоматической работы с системой Честный Знак и передачи контрагентам любых документов с кодами маркировки подойдут сервисы Астрал.ЭДО или 1С-ЭДО. Есть также комплексное решение Астрал. Маркировка — в пакет входит оборудование для сканирования кодов маркировки и передачи в учетную систему, сервисы Астрал.ЭДО и Астрал.ОФД для передачи сведений в Честный ЗНАК, а также услуги по настройке ПО и обучению персонала.
Применение электронных перевозочных документов
ФНС разработала электронный формат транспортной накладной и иных перевозочных документов (заказ-наряда, сопроводительной ведомости), и внедрены в оборот они будут с 1 января 2022 года.
По смыслу закона № 336-ФЗ от 02.07.2021 в России будет запущена единая информационная система, в которой смогут храниться все электронные перевозочные документы, а также сведения, содержащиеся в них. Доступ к этой системе будут иметь органы государственной власти.
Соответственно, все предприятия, которые имеют отношение в перевозке грузов — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, фрахтователи и фрахтовщики будут заключать договор с оператором системы соглашение об электронном обороте документов.
Электронная ТТН будет состоять из 4 обязательных файлов обмена:
- Грузоотправителя — с информацией об участниках перевозки, существенных условиях договора перевозки, транспортном средстве, поданном под погрузку, и его водителе, грузе и сопроводительных документах на него, фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке;
- Перевозчика — со сведениями о приеме груза к перевозке,
- Грузополучателя — с информацией о приеме груза от перевозчика, о его характеристиках и обстоятельствах приемки.
- Перевозчика — с данными о выдаче груза грузополучателю.
Оставаться в курсе последних изменений законодательства и организовать актуальный электронный документооборот с государственными органами и контрагентами поможет Калуга Астрал. По данной ссылке можно ознакомиться со всеми продуктами сервиса.
