Если сравнивать документооборот в классическом исполнении и предлагаемый усовершенствованный вариант КЭДО, за последним отмечено множество положительных моментов.
Из особенностей
Прежде всего, стоит отметить быстрый и несложный доступ, осуществляющийся в несколько простых кликов. Так доступными становятся интересующие документы в ходе полного их срока действия. По его же истечению проводится уничтожение в автоматическом режиме. На практике осуществляется отслеживание бумаг в автоматическом формате, для чего не придется привлекать выделенных сотрудников, которые отслеживают весь рабочий процесс.
Стоит отметить, что задействуются исключительно законные и актуальные, распространенные шаблоны по документам. Одновременно с тем при коллективной работе сотрудников, находящихся абсолютно в разных местах (даже точках мира), оперативно выполняется обсуждение и последующее подписание важных бланков. Главным условием при этом остается беспрепятственный выход в интернет.
Не стоит забывать и о таких аспектах:
- надлежащая защита и соответствующее хранение конкретного документооборота;
- применение на практике всех доступных технических средств, использующихся в деятельности компании;
- абсолютная прозрачность оборота документов, этот фактор имеет решающее значение при появлении трудовых споров.
Однозначно можно сказать, что выгоды вследствие перехода организации на работу в формате КЭДО ощутимая разница будет отмечена практически каждым сотрудником. Речь идет о кадровых представителях и руководителях, иных работниках всех звеньев без исключения. Одновременно с тем при помощи описываемой программы на порядок повышается финансовая прибыль, т.к. сводятся к минимуму многочисленные манипуляции штата с бумагами. Более того существенно сокращаются доходы организации, ведь при ведении документов в описываемом формате практически сводится к нулю появление штрафов, исключаются репутационные риски.
Повышенная безопасность выражается в отсутствии необходимости по распечатке, последующей упаковке и курьерской передаче важной информации по другим офисам. Усовершенствованная программа позволяет обсуждать, одобрять и подписывать бланки в считанные секунды и с офисов, находящихся на удалении друг от друга. Немаловажный фактор заключается в полной прозрачности действий, что имеет большое значение для каждой фирмы, представители которой часто отбывают в командировки, продолжительные поездки по работе и пр.
