Под служебной командировкой законодатель понимает поездку сотрудника по распоряжению организации на определенный срок для выполнения какого-либо служебного поручения вне места его постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК).
Рассмотрим, как разработать и утвердить данный локальный нормативный акт, а также приведем образцы необходимых для этого документов, которые можно скачать.
Как разработать положение о служебных командировках
При направлении работников в служебную командировку работодатель обязан сохранить за ними место работы, должность и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой (ч. 1 ст. 167 ТК).
Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставлены и работникам-совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, например, положением о служебных командировках, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК).
Поэтому если работников часто отправляют в командировки, положение о таких поездках необходимо (ст. 168 ТК).
При разработке собственного локального нормативного акта о командировках фирма должна руководствоваться положением, утвержденным постановлением Кабмина от 13.10.2008 № 749.
Поскольку этим актом урегулированы далеко не все вопросы, касающиеся командирования сотрудников, многие моменты могут быть определены работодателем самостоятельно.
Теперь поэтапно рассмотрим порядок разработки положения о служебных командировках:
1. В первую очередь компании нужно отразить категории сотрудников, которые будут направляться в командировки. Обычно на практике в фирмах есть работники, которые бывают в командировках регулярно. А есть такие сотрудники, которые командируются крайне редко.
2. Нужно установить суточные, то есть суммы командировочных расходов. Они могут устанавливаться как в повышенном, так и в стандартном размере. Налоговым кодексом (абз. 12 п. 1 ст. 217) предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются налогом на доходы физлиц.
Если выплачиваются повышенные суточные: более 700 рублей по нашей стране и 2500 рублей при командировании в зарубежные государства, то такие суммы сверх лимита будут облагаться страховыми взносами и налогом на доходы физлиц. В некоторых случаях, например, для муниципальных служащих, могут быть установлены и более низкие нормы, например 100 рублей.
3. Нелишним будет прописать особенности оплаты командировки в выходной или праздничный день. В общем порядке за время пребывания в служебной командировке, в том числе за дни отъезда и приезда, а также дни в пути, за сотрудником сохраняется средняя зарплата.
Вместо повышенной оплаты выходного дня по заявлению сотрудника компания может предоставить другой день отдыха. Тогда день нахождения в пути оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (ч. 4 ст. 153 ТК).
Правильно рассчитывать зарплату в любых ситуациях, командировочные, отпускные и больничные научим на курсе профпереподготовки «Бухгалтер по зарплате». Вы научитесь платить налоги за сотрудников и составлять отчетность в ФНС и СФР. После обучения получите диплом, который внесем в ФИС ФРДО. Сейчас курс стоит 5 900 рублей вместо 28 600 рублей. Старт потока 15 ноября.
4. Работодатель вправе установить, в каком порядке будет происходить оформление работника в служебную командировку. Главным документом, свидетельствующим о таком направлении, служит приказ о командировании сотрудника.
В этом документе необходимо указать цель, с которой работодатель отправляет сотрудника в командировку. Причины для рабочей поездки могут быть любые, необходимые организации, в рамках выполнения сотрудником своих должностных обязанностей в месте командировки.
Но требовать от человека выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, запрещается, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 60 ТК).
Сейчас отменена обязанность работодателей выписывать командировочные удостоверения. Хотя некоторые компании продолжают использовать эти документы для внутреннего документооборота, чтобы прописать основания для командировки и цели направления своего сотрудника.
5. В положении о командировании целесообразно отразить документы, которые будут подтверждать пребывание работника в командировке и понесенные им расходы.
Особенно актуально это в случае, если сотрудник отправляется в служебную командировку на личном автомобиле. В этой ситуации подтверждающими документам могут быть, к примеру, путевой лист, квитанции, кассовые чеки и счета.
6. Прописать особые случаи командирования. На практике возникают различные ситуации, когда сотрудник вернулся из командировки раньше или, наоборот, задержался посмотреть достопримечательности, заболел во время командирования и взял больничный. Порядок действия в таких случаях работодатель может определить заранее.
За время задержки в пути без уважительных причин сотруднику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие издержки.
Если дата проездного документа не совпадает с датой начала или окончания командировки согласно приказу о направлении в командировку, а также в случае утраты проездных документов возмещение расходов на проезд облагается налогом на доходы физлиц по ставке 13 процентов.
Продление срока командировки допускается на основании письменного заявления сотрудника, утвержденного руководителем организации либо другим уполномоченным лицом.
Досрочное возвращение из командировки, которое может произойти из-за более быстрого, чем планировалось, выполнения служебного поручения или, наоборот, невозможности его выполнения, согласовывается с непосредственным руководителем.
Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.
Самовольный выезд из служебной командировки сотрудника без уважительных причин и согласования с непосредственным руководителем является нарушением трудовой дисциплины. В данном случае транспортные командировочные расходы оплате не подлежат.
Если на период командировки пришелся больничный работника, работодатель при необходимости может продлить ее срок. За весь период болезни компания должна выплатить работнику суточные в полном объеме и компенсировать расходы на жилье, не включая дни нахождения сотрудника в стационаре.
А вот средний заработок за дни болезни работодатель сохранять не обязан. За первые три дня фирма выплачивает пособие по временной нетрудоспособности, за остальные дни его выплатит территориальный орган ФСС.
7. Спорным вопросом, который фирма может решить в положении о командировании на свое усмотрение, являются выплаты при направлении в однодневные командировки. С одной стороны, работник находится вне места осуществления основной работы. С другой — может возвратиться в тот же день домой.
В общем порядке при командировках в местность, откуда сотрудник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства суточные не выплачиваются.
Стоит отметить, что поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, не может считаться командировкой согласно письму Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.
В то же время в пункте 24 положения, утвержденного постановлением Кабмина № 749, говорится о том, что командированному работнику могут быть возмещены иные расходы, связанные с командировкой, в порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
8. Работодатель может ограничить периодичность и длительность командировок своих сотрудников. Данные ограничения можно предусмотреть в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (ст. 8, 9, ч. 4 ст. 57 ТК). На это указал Роструд в своем письме от 24.05.2024 № ПГ/10179-6-1.
При этом трудовым законодательством и другими актами, содержащими нормы трудового права, ограничения периодичности направления работника в командировки и их продолжительности не установлены.
Приказ об утверждении положения о командировках
Положение о служебных командировках, как и любой другой локальный нормативный акт предприятия, должно быть утверждено приказом руководителя. Этот приказ составляется в свободной форме.
Специальные требования к его оформлению могут быть установлены инструкцией по делопроизводству или другим локальным нормативным актом компании.
В приказе могут быть указаны дата ввода положения в действие, срок ознакомления с ним работников, а также перечень лиц, ответственных за исполнение приказа.
При составлении приказа можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, которым регламентируется оформление организационно-распорядительных документов, в том числе и приказов. В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны методические рекомендации к нему.
Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Приказ об утверждении положения может быть составлен на фирменном бланке организации.
Вверху указывают полное или краткое наименование компании, а также ее эмблему и товарный знак, при его наличии. Ниже прописывают наименование вида данного документа — приказ, регистрационный номер и дату приказа, город места составления, наименование приказа (к примеру, «Об утверждении положения о служебных командировках»).
В вводной части документа необходимо отразить основание для его подготовки, указать пункты и статьи законодательных актов, регулирующих вопросы направления сотрудников в служебные командировки.
Преамбула может звучать так: «Руководствуясь статьей 8, ч. 1 ст. 22, ст. 166–168 Трудового кодекса, постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и в связи с необходимостью регулирования порядка направления работников в командировки, приказываю…».
В основном тексте приказа нужно отразить следующую информацию:
сведения об утверждении разработанного положения, которое в обязательном порядке должно являться приложением к приказу. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу необходимо написать «Приложение № 1», затем указать реквизиты приказа.
К примеру: «Приложение № 1 к приказу ООО «Весна» от 20.01.2025 № 01/2025». Следует прописать дату ввода в действие положения. Это может быть либо конкретная дата, либо указание на то, что документ вступает в силу со дня подписания приказа о его утверждении;
сведения о лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Это может быть как руководитель, так и другой назначенный работник;
сведения о лицах, с которыми согласован данный приказ, если подобный порядок координирования применяется в компании.
Подписывается приказ руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Порядок следующий: указывается должность, ставится подпись и ее расшифровка.
Ознакомление с приказом ответственных лиц должно проходить под подпись, перечень таких лиц указывается в тексте документа.
Когда приказ утвержден, порядковый номер документа необходимо проставить в журнале регистрации распоряжений. Только после утверждения приказом положение о командировании вступает в силу и должно быть доведено до сведения работников.
Организация может когда угодно и сколько угодно раз вносить изменения и дополнения в положение о служебных командировках. Для этого нужно издать приказ об изменении прежнего локального нормативного акта или утвердить новый в рассмотренном выше порядке (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).
Образец положения о командировках
Образец положения о служебных командировках мы разместили здесь. Также по данной ссылке вы можете ознакомиться и скачать приказ об утверждении этого положения.
