Работа в удаленном формате имеет массу преимуществ. Среди них: возможность нанимать специалистов нужного уровня, которых нет в своем городе, отсутствие потребности в аренде офиса, сокращение расходов фирмы. Но в это же время отсутствие команды в здании с 9:00 до 18:00, разные часовые пояса и различные отвлечения, присутствующие дома у сотрудников, могут сильно снизить производительность. Поэтому от руководителя требуется правильное управление рабочим процессом. Рассмотрим эффективные способы и инструменты для этого.
Выстраивание коммуникации: формируем общий рабочий контекст
Даже при удаленной работе важно сохранять коллективный дух. Тогда все участники будут ощущать себя частью фирмы, а не разрозненными сотрудниками, находящимися за бортом.
Между всеми специалистами нужно поддерживать хорошую коммуникацию. Это делается при помощи корпоративного портала, в котором есть функция мессенджера. Разумно создать общий чат компании, в котором делаются важные объявления, касающиеся всей фирмы.
В зависимости от размеров фирмы создаются отдельные чаты по отделам. Например: снабжение, маркетинг, отправка, руководство, логистика. В них скидывают информацию, касающуюся только конкретного отдела. Это помогает не перегружать других участников лишними сообщениями.
При добавлении нового сотрудника в чат стоит его представить коллегам, сказать, на какую должность он пришел. Дополнительные чаты можно открывать на время выполнения проекта, добавляя в них участников, работающих над общей задачей. Когда проект выполнен, чат удаляется.
Корпоративные порталы позволяют быстро рассылать поручения, передавать информацию для выделенной группы людей. Это экономит время. Все участники остаются в курсе дел фирмы, одновременно узнают новости, уточнения, изменения.
Для поддержания рабочей обстановки при организации деятельности компании с удаленными сотрудниками важно визуальное общение. Поэтому руководители фирмы, старшие менеджеры, начальники отделов должны раз в неделю проводить общее собрание по видеоконференции. Нужно выбрать удобное для всех время с учетом часовых поясов. Обсудите дресс-код для таких встреч.
Руководителю важно установить ряд правил, чтобы поддерживать дисциплину при дистанционной работе:
Назначьте время для видеоконференций и правила внешнего вида присутствующих.
Назначьте количество часов, в течение которых сотрудники должны уделять внимание работе (если у них почасовая оплата). Оговорите начало и конец рабочего дня для персонала, живущего в разных часовых поясах.
Обозначьте четкие цели, которые должны быть выполнены за неделю, месяц, квартал. Это поможет организовать персонал, получающий оплату по сдельной схеме.
Определите, в течение какого времени ожидается ответ на сообщение. Это поможет не ждать обратной связи несколько дней.
Звоните сотрудникам только в рабочее время. Уважайте их личную жизнь.
При этом помните, что многочисленные сообщения в корпоративном портале отвлекают. Дозируйте их, группируйте блоки информации. Не всем удаленным сотрудникам нравятся частые видеоконференции, поэтому проводите их не более 1 раза в неделю. На экстренные и другие онлайн-встречи приглашайте только тех членов команды, которые действительно там нужны.
Рекомендации по постановке задач в виртуальном офисе
Наладить хорошую коммуникацию через корпоративный портал — это уже полдела при организации работы на удаленке. Теперь перейдем к советам по постановке задач.
Если раздавать поручения в переписке через мессенджеры, можно легко запутаться, кто за что отвечает, какие у проекта сроки, сколько задач в работе. Важно иметь единое рабочее поле, объединяющее всех сотрудников.
В этом помогают программы, например, такая, как у А2Б. У нее есть раздел Поручения. В нем можно:
Создать новую задачу для одного или нескольких участников.
Описать развернуто, что необходимо сделать.
Приложить дополнительные файлы, схемы, чертежи, фотографии.
Установить дату начала работы над проектом.
Назначить промежуточные сроки, на которых будет произведена проверка успеваемости, достигнутых этапов.
Дату окончания проекта.
По каждому поручению появляется отдельное поле для комментариев. В нем участники могут задавать уточняющие вопросы, а руководитель проекта — отвечать. Сообщения видят только назначенные на это поручение, а остальная команда не отвлекается. При необходимости к комментариям от руководства можно всегда вернуться, чтобы заново их прочитать, обсудить с командой.
Руководителю важно обучить новых удаленных сотрудников как пользоваться программой. Тогда они смогут легко влиться в команду, видеть поступающие к ним задачи, переписку по ним, сроки исполнения. Старший менеджер сможет контролировать этапы выполнения. При окончании дедлайна участники получат системное сообщение, напоминающее о сроках. Руководство видит, какие проекты в работе, а какие уже завершены или просрочены. При большом объеме задач единое рабочее поле, как у А2Б, помогает все контролировать.
Среди преимуществ модуля Поручения:
возможность работать с любого устройства (планшет, смартфон, ноутбук или ПК);
подключение сотрудника из любой части мира через интернет;
индивидуальная настройка интерфейса для удобного использования;
наглядное отображение проектов на виртуальной доске канбан.
При подключении модуля СЭД получится легко обмениваться документами с удаленными сотрудниками. Это упрощает согласование текста, доработки. Затем документ помещается в архив для надежного хранения. Когда в будущем понадобится его найти, это делается через поиск, что занимает 1 минуту.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Важность мотивации и контроля
Чтобы работа на удаленке велась эффективно, важно ставить четкие цели для персонала. Тогда они будут понимать, каких результатов ожидает руководство.
Это поможет избежать распространенной опасности удаленной работы — расхолаживания, медленного выполнения, лени. Повысить мотивацию можно несколькими способами.
Первый — установить четкие дедлайны для выполнения задачи. Если работы сделана раньше срока, оставшуюся часть дня или недели сотрудники могут заниматься своими делами. Это сильно стимулирует к слаженной работе и организовывает. Ведь нет смысла растягивать на 5 дней задачу, если ее можно сделать за 3 дня и отдохнуть.
Второй способ мотивации — назначение премий за высокую производительность. Тогда сотрудники будут знать, что завершив к концу недели 4 проекта вместо 3, все получат денежное вознаграждение.
Эффективным участникам команды можно давать бонусы. Это могут быть билеты на спортивное событие, в кино, театр, аквапарк и пр. В наше время это делается путем онлайн-бронирования, поэтому достать билеты в любом городе, где проживает человек, не проблема.
Самым успешным членам команды можно пообещать крупные бонусы. Например, обучение в престижной онлайн-школе, курсах для повышения квалификации за счет компании. Кто откажется от такой бесплатной возможности к саморазвитию?!
Вдобавок для повышения корпоративного духа можно проводить совместные нерабочие мероприятия, которые сплачивают коллектив.
Руководитель может раз в год оплатить всем сотрудникам проезд и жилье в определенном городе. Это позволит вместе отдохнуть на природе или в другом культурном месте (ресторан, кафе). Можно интегрировать официальную часть (не более 10 минут), подведя итоги года, озвучив планы на следующий год. А затем совместно расслабиться. Полученные при этом положительные эмоции сплотят коллектив.
Удаленная работа приобретает все большую популярность. Хорошие специалисты не хотят тратить время на поездки в офис через весь город. Для организации разрозненных сотрудников руководителю понадобится программа, удобная для постановки задач, контроля сроков. Тогда проекты будут выполняться вовремя, что пойдет только на пользу бизнесу.
СЭД — система электронного документооборота
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8JxMdU
