Раздельный учет по госконтрактам исполнителей: зачем это нужно и как избежать штрафов

В современных реалиях все большее значение приобретает прозрачность и эффективность использования бюджетных средств. Одним из инструментов, направленных на достижение этой цели, является раздельный учет по государственным контрактам. Рассмотрим, для чего он нужен, какие правила необходимо соблюдать и какие последствия могут наступить за их нарушение.

Зачем нужен раздельный учет

Раздельный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) по каждому госконтракту позволяет четко отслеживать движение средств и контролировать их целевое использование. Это важно как для государственных органов, так и для самих исполнителей. Внедрение такого учета помогает:

1. Повысить прозрачность: Все расходы и доходы по конкретному контракту видны в отдельном учете.

2. Упростить контроль: Государственные органы могут легко проверить соответствие выполненных работ или услуг составленным сметам.

3. Снизить риски коррупции: Прозрачность операций снижает возможности для неправомерного использования бюджетных средств.

4. Улучшить планирование: Исполнители могут точнее планировать свои ресурсы и избегать перерасхода.

Правила ведения раздельного учета

Для того чтобы избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюдать несколько ключевых правил:

1. Отражение всех операций: Каждая операция должна отражаться в раздельном учете сразу после ее совершения.

2. Точность данных: Недопустимо занижать или завышать суммы расходов – даже небольшие неточности могут повлечь серьезные последствия.

3. Документальное подтверждение: Все операции должны быть подкреплены соответствующими документами – актами выполненных работ, счетами-фактурами и т.д.

4. Своевременность отчетности: Отчеты о расходах должны подаваться точно в установленные сроки.

Штрафы за нарушение порядка ведения раздельного учета

Минфин предложил внести изменения в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП), которые предусматривают введение санкций за несоблюдение правил ведения раздельного учета при исполнении госконтрактов.

Если требования не соблюдаются либо осуществляется грубое нарушение порядка ведения учета (например, суммы расходов исказились более чем на 10%), то возможны следующие штрафы:

• Для должностных лиц — от 10 000 до 50 000 рублей;

• Для юридических лиц — от 1% до 5% от суммы контракта.

Кроме того, будет установлен штраф за нарушение сроков утверждения сведений об операциях с целевыми средствами при казначейском сопровождении контракта:

• Для должностных лиц — от 10 000 до 50 000 рублей;

• Для юридических лиц — тоже от 1% до 5% от суммы контракта или договора.

Как избежать штрафов

Для того чтобы не попасть под действие санкций за нарушения порядка ведения раздельного учета по госконтрактам, нужно следовать нескольким рекомендациям:

1. Разработать Положение по раздельному учету затрат при исполнении госконтрактов является элементом учетной политики организации и может быть составлено в следующих формах:

• в виде раздела учетной политики;

• в форме приложения к учетной политике (например, с названием «Методика раздельного учета при выполнении госконтрактов»);

• в качестве самостоятельного внутрифирменного учетного положения по раздельному учету;

• отдельной инструкцией;

• в иной, удобной для организации форме.

2. Внедрите автоматизированные системы управления финансами и бухгалтерией;

3. Проводите регулярные внутренние аудиты;

4. Обучите сотрудников правилам ведения раздельного учета;

5. Поддерживайте постоянную связь с казначейством для своевременного получения изменений законодательства.

Следуя этим рекомендациям, компании смогут минимизировать риски финансовых потерь из-за штрафов и обеспечат эффективное управление бюджетными средствами при выполнении государственных контрактов

Нормативные документы в сфере исполнения госконтрактов

• кодексы — бюджетный, гражданский, налоговой;

• федеральные законы (от 05.04.2013 № 44-ФЗ о контрактной системе в сфере закупок для государственных и муниципальных нужд, от 18.07.2011 № 223-ФЗ о закупках отдельными юрлицами и др.);

• нормативные правовые акты (НПА) в сфере госзакупок (Президента и Правительства, федеральных органов исполнительной власти, госкорпораций «Росатом» и «Роскосмос» и т. д.);

• нормативные правовые акты в сфере бухучета (ПБУ 1/2008 положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», ПБУ 9/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н, и др.);

• нормативных актов, учитывающих отраслевые и иные особенности деятельности организаций (порядок ведения раздельного учета результатов ФХД организациями, выполняющими госзаказ за счет средств федерального бюджета, утв. постановлением Правительства от 19.01.1998 № 47, и др.)