Какие документы оформляют с самозанятым
В документообороте между заказчиком и самозанятым участвуют такие виды документов:
Договор. В письменном виде стороны заключают договор практически всегда. Исключения есть в двух случаях: если обе стороны сделки с суммой не больше 10 000 рублей, — физлица, или если сделка осуществляется в момент совершения (ст. 159 ГК).
Задание. Задание оформляют, когда с исполнителем заключен рамочный договор и все услуги в нем прописаны тезисно. В этом случае на каждую конкретную услугу, которую заказчик поручает самозанятому, нужно составить отдельное задание.
Чек. Это обязательный от самозанятого документ, который исполнитель должен выдавать по закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ. На основании чека заказчик подтверждает не только сотрудничество с исполнителем, но и расходы, которые снижают налогооблагаемую базу.
Акт выполненных работ или оказанных услуг. Этот документ защищает и заказчика, и исполнителя. Он доказывает, что услуги оказаны в полном объеме, у сторон нет замечаний друг к другу по оплате или качеству услуг. Если претензии есть, их также фиксируют в акте.
Рассмотрим, какие формулировки нужно использовать в документах, чтобы они не послужили основанием для переквалификации отношений с самозанятым в трудовые.
Общие требования к документам
Отношения между заказчиком и плательщиком налога на профдоход носят гражданско-правовой характер и регулируются нормами Гражданского законодательства. Если налоговая заподозрит, что под таким сотрудничеством скрываются фактически трудовые отношения, есть риск их переквалификации. Тогда заказчику придется уплатить не только налоги и взносы за исполнителя, но и штраф, а также пени за просрочку.
Поэтому важно следить за тем, что во взаимодействии с исполнителем таких признаков нет. В общем случае, в документах:
Указывайте конкретный результат оказания услуг и их объем. Например: не просто «услуги по дизайну», а «разработка концепции и верстка 2 макетов рекламных каталогов продукции заказчика». Если сотрудничество с самозанятым длится несколько месяцев, обычно заключается рамочный договор. Тогда конкретные услуги нужно указать в задании.
Избегайте терминов, которые используются в трудовых отношениях. Например, таких как «работник», «сотрудник», «работодатель», «график работы», «оклад», «заработная плата», «смена», «отпуск», «замечание», «выговор», «больничный», «декрет».
Используйте гражданско-правовые термины:«исполнитель», «подрядчик», «заказчик», «сроки оказания услуг», «стоимость услуг», «штраф», «взыскание» и т.д.
Избегайте указывать должность исполнителя. Например, вместо «исполнитель оказывает услуги редактора» нужно написать «написание и редактирование 20 текстов для блога заказчика».
Примеры безопасных формулировок в разных документах с самозанятым
Договор
1. В договоре укажите:
предмет договора — он определяет, какие конкретно услуги должен оказать исполнитель и в каком объеме. Если договор рамочный, то детально услуги можно указать в задании;
стоимость услуг, способ и порядок оплаты;
условия оказания услуг;
ответственность сторон;
порядок разрешения споров: составление претензии, арбитраж, судебное разбирательство;
реквизиты сторон.
Вот как можно сформулировать предмет договора:
1.1. Исполнитель обязан по поручению Заказчика оказать услуги следующего вида: ______________ (далее — Услуги), а Заказчик обязан принять и оплатить данные Услуги.
1.2. Конкретный список Услуг, их количество и стоимость указаны в Заданиях. Задания — неотъемлемая часть Договора.
1.3. Перечень услуг, которые должен совершить Исполнитель в рамках указанной деятельности, объем услуг, результат услуг и сроки оказываемых Услуг указываются в Заданиях, направляемых Исполнителю по электронной почте.
1.4. Исполнитель может отказаться от выполнения задания в течение 3 (трех) рабочих дней после его получения, направив Заказчику ответное сообщение.
2. В договор добавьте условие, что исполнитель — плательщик налога на профдоход. Эту фразу можно добавить в преамбулу или предмет договора. Например:
«Исполнитель применяет налоговый режим «Налог на профессиональный доход». Заказчик не является налоговым агентом Исполнителя и не производит удержание суммы налога из вознаграждения Исполнителя».
3. Избегайте упоминаний о рабочем месте, выдаче материалов, инвентаря, инструментов, техники, о соблюдении трудового распорядка и режима рабочего времени. Что касается имущества, его можно передать в аренду — для этого нужно оформить акт приема-передачи с указанием стоимости имущества.
В договоре пропишите формулировку, которая касается рабочего времени:
«Исполнитель самостоятельно составляет порядок и график выполнения работ. Он вправе посещать служебное помещение Заказчика в часы работы организации, но в удобное для Исполнителя время».
4. Стоимость услуг определяется их количеством и качеством. Не включайте условие о получении исполнителем оплаты 2 раза в месяц вместе со штатными сотрудниками. В отношении стоимости услуг можно использовать такую формулировку:
«Окончательная стоимость предоставленных услуг формируется из стоимости каждой отдельной услуги и их общего количества, фиксируется в акте приема-передачи оказанных услуг».
5. Дополните договор пунктом о том, что исполнитель должен предупредить заказчика об утрате статуса самозанятого или отказа от использования НПД.
Подойдет такая формулировка:
«При утрате Исполнителем права на применение налогового режима «Налог на профессиональный доход» Исполнитель обязан уведомить Заказчика в течение 2 (двух) рабочих дней с даты утраты такого права или отказа от применения режима НПД».
Или:
«Доход Исполнителя, получаемый им по настоящему Договору, является объектом налогообложения налога на профессиональный доход, вследствие чего он не облагается НДФЛ. При смене режима налогообложения Исполнителя он обязан уведомить об этом факте Заказчика посредством отправки сообщения по электронной почте в течение 1 (одного) рабочего дня».
6. Часто при сотрудничестве с самозанятыми заказчик для обмена документами использует ЭДО. Порядок применения электронной подписи и обмена электронными документами тоже фиксируют в договоре. Например:
«Стороны договорились, что для осуществления переписки в целях исполнения Договора используют отправку документов и сообщений в электронном виде по ТКС с применением электронной цифровой подписи (ПЭП).
Стороны могут использовать ЭДО для обмена любыми документами, включая договоры, приложения, акты, уведомления».
Консоль.Про самостоятельно оформит на платформе самозанятых, с которыми вы сотрудничаете, и сформирует им и организации-заказчику простую электронную подпись (ПЭП). С помощью нее можно подписывать онлайн все документы, необходимые для сотрудничества.
7. Пропишите в договоре условия обработки персональных данных самозанятого. Этот пункт не имеет отношения к переквалификации, но за отсутствие согласия исполнителя на обработку своих ПД компания может получить большой штраф — до 700 тысяч рублей (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).
Добавьте такое условие:
«В рамках исполнения Договора Исполнитель передает Заказчику свои персональные данные (далее — ПД). Полный список ПД указан в разделе «Реквизиты сторон». Срок передачи ПД равен сроку, который нужен для осуществления Договора.
Заказчик может собирать, записывать, систематизировать, хранить, уточнять, извлекать, использовать, удалять и уничтожать ПД Исполнителя.
Заказчик обязан обеспечить конфиденциальность и защиту ПД в соответствии с требованиями законодательства.
Стороны обязаны соблюдать конфиденциальность ПД и обеспечивать безопасность ПД при их обработке».
Задание
Задание подтверждает сдельный характер отношений с самозанятым. Это может быть часть договора или приложение к нему — жестких требований к составлению задания нет. В нем важно отразить:
задачи, которые выполняет исполнитель;
требования к результату, который должен получить заказчик;
сроки.
Например, если исполнитель должен подготовить отчеты для бухгалтерии, в задании указывают количество отчетов, их названия, сроки сдачи. Ниже — пример, как можно сформировать задание для копирайтера:
Перечень услуг | Ед. изм. | Цена за ед. | Стоимость работ |
Написание статьи для блога компании «Современные технологии автоматизации торговли». Отразить в статье: учетные системы; кассовые программы; оборудование; онлайн-кассы.
| 1 | 4000 | 4000 |
Написание постов для телеграм-канала компании на тему «Технологии в торговле» | 10 | 1000 | 10000 |
Сроки выполнения Задания:
Начало — ____________________ г.
Окончание — ____________________ г.
Подробно о том, как и зачем оформлять задания к договору с самозанятым, — в статье.
Чек от самозанятого
Наименование товара, работ или услуг в чеке тоже привлекает внимание ФНС. В нем не должно быть признаков трудовых отношений между сторонами (например, «выполнение обязанностей дизайнера») и расплывчатых формулировок («написание текстов» или «услуги по доставке»). Также стоит избегать формулировки «оплата по счету №___».
В чеке исполнителю нужно указать конкретное наименование услуг, которые он оказывает, и их объем. Пропишите определенный результат — к примеру, «комплектование 500 заказов» вместо «комплектовка заказов».
Акт оказанных услуг
Что нужно указывать в акте и как его составлять, рассказывали в этой статье.
В акт добавляют реквизиты договора, к которому он оформлен. Пример формулировки услуг в акте:
«В соответствии с Договором Исполнитель по Заданию № от «» _____ 202_ г. в срок с «__» _____ 202_ г. по «__» _____ 202_ г. оказал, а Заказчик принял следующие услуги:»
№ п/п | Услуга и ее объем | Результат услуги | Количество, в ед. | Стоимость, руб. |
| Доставка заказа по адресу: ул. Октябрьская, 8 | Доставленный по верному адресу заказ без повреждения содержимого и упаковки. | 1 | 1000 |
Итого: | 1000 |
Еще в акте нужно указать общую сумму и отсутствие (или, наоборот, наличие) замечаний к объему, сроку и качеству услуг.
«1. Итоговая сумма, которая подлежит оплате по данному Акту, равна ____ (________) рублей. |
2. Исполнитель передает Заказчику по данному Акту исключительные права на использование объектов интеллектуальной собственности, созданных Исполнителем в рамках настоящего Договора. |
3. Услуги выполнены в полном объеме и надлежащем качестве. Заказчик не имеет претензий к качеству и объему оказанных Исполнителем услуг». |
Сотрудничайте с самозанятыми через платформу Консоль.Про. На платформе есть готовые шаблоны документов с внештатниками, составленные юристами. Можно массово подготовить документы сразу на всех исполнителей и подписать их. Если заказчик хочет использовать собственные шаблоны, специалисты Консоль.Про проверят их и помогут выявить риски переквалификации.
Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми
Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией
Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми
Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:
Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KNaMS
