Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях
Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен.
Можно предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи.
Если работодатель не хочет прописывать порядок использования служебной машины в личных целях сотрудника в трудовом договоре, можно подписать с ним, например, договор безвозмездного пользования (ссуды). При наличии подобного договора служебный автомобиль передается во временное пользование, при этом плата за данную услугу не взимается.
Каждый раз, когда служебная машина передается работнику, следует оформлять акт приема-передачи транспортного средства с целью фиксации показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля. Рекомендуем разработать и утвердить методику раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях работника.
Если использование служебного автомобиля в личных целях предполагает материальную выгоду для компании, то данные правоотношения следует квалифицировать как возмездные. В таком случае вместо договора безвозмездного пользования следует заключить договор аренды транспортного средства без экипажа.
По такому договору арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока (ст. 643 ГК). В нем прописывают все условия сделки, а также права, обязанности и ответственность сторон. Арендатор (в данном случае — работник) в течение всего срока договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК).
О том, как вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учет по правилам 2024 года, рассчитывать и уплачивать налоги, формировать отчетность без ошибок, рассказываем на курсе «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С».
Сейчас вы можете купить курс по выгодной цене за 4 290 рублей вместо 18 990 рублей!
Купить курс
После обучения вы получите сертификат о прохождении программы «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» на 112 ак. часов.
Что прописать в трудовом договоре
Если при приеме на работу планируется разрешить сотруднику использовать служебную машину в личных целях, в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия (ч. 4 ст. 57 ТК):
возможность использовать служебный автомобиль в личных целях работника и условия его использования (например, запрет на выезд за пределы города и другие);
характеристики автомобиля (марку, государственный номер, идентификационный номер (VIN) и так далее);
порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке со стороны работодателя);
срок, в течение которого сотрудник может использовать служебную машину в личных целях;
порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов.
Если сотрудник уже работает и руководство решило предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, с ним нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В документе следует отразить все указанные выше условия (ст. 72 ТК).
Если в компании есть локальный нормативный акт (коллективный договор), в котором подробно регламентирован порядок использования работником служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия можно не дублировать. Достаточно прописать возможность использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт. Главное, чтобы работник был ознакомлен с локальным нормативным актом под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК).
Приказ об использовании служебного автомобиля в личных целях
Приказ об использовании служебного автомобиля в личных целях оформляется в произвольной форме, поскольку нормативно установленной нет.
Рекомендуем составить этот документ, чтобы зафиксировать намерение работодателя разрешить сотруднику использовать служебный автомобиль для личных нужд.
В документе следует указать данные работника, которому предоставляется служебный автомобиль, характеристики автомобиля и срок, в течение которого работник вправе эксплуатировать автомобиль для личных нужд.
Акт приема-передачи служебного автомобиля
Акта приема-передачи служебного автомобиля для использования работником в личных целях составляется в произвольной форме. Документ оформляют, чтобы зафиксировать факт передачи служебного автомобиля в личное пользование работнику.
В акте рекомендуем указать:
регистрационные данные транспортного средства (модель, идентификационный номер (VIN), государственный регистрационный номер и так далее);
данные паспорта транспортного средства (электронного ПТС);
реквизиты полиса ОСАГО и каско;
дату передачи автомобиля в личное пользование;
результаты осмотра автомобиля. В частности, нужно прописать показания одометра, количество топлива в баке и внешние повреждения автомобиля (если они есть).
Налогообложение при использовании служебного автомобиля в личных целях
Налог на прибыль
По общему правилу расходы, которые связаны с использованием служебного автомобиля в личных целях, учесть при расчете налога на прибыль нельзя.
Дело в том, что расходами признаются затраты, направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК). А траты на личные поездки налоговики рассматривают как не связанные с получением дохода.
Существует мнение, что если служебную машину компания предоставила сотруднику по трудовому или коллективному договору, то расходы можно учесть для целей налога на прибыль. Такие траты являются обязанностью работодателя, их можно классифицировать как расходы на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК.
Есть судебный акт, в котором судьи пришли к аналогичному выводу (постановление ФАС Московского округа от 03.07.2013 № А40-92882/12-91-495). Разъяснения контролирующих органов по данному вопросу отсутствуют. Поэтому с большой долей вероятности такую позицию придется отстаивать в суде.
НДФЛ и взносы
Безвозмездное использование служебного автомобиля в личных целях — это доход работника в натуральной форме. Он облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 211 НК, п. 1 ст. 420, ст. 422 НК и п. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Доход работника рассчитывается по рыночной стоимости (ст. 105.3 НК).
Если сотрудник заправился ГСМ самостоятельно, доходом от безвозмездного пользования автомобилем будет рыночная цена стоимости аренды аналогичного автомобиля.
Если сотрудник самостоятельно не заправлялся, доходом будет стоимость бензина и рыночная цена стоимости аренды аналогичного автомобиля (письмо Минфина от 09.03.2017 № 03-04-05/13125). НДФЛ с доходов натуральной форме удерживается из любых денежных вознаграждений, выплачиваемых работнику. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% от суммы вознаграждения (п. 4 ст. 226 НК).
НДС
Передача права собственности на товары, результаты выполненных работ, оказание услуг на безвозмездной основе признаются реализацией в целях НДС. Поэтому если компания предоставляет свой автомобиль работнику во временное пользование без взимания платы, то такие услуги облагаются НДС.
При этом налоговая база определяется на основании п. 2 ст. 154 НК как стоимость оказанных услуг, исчисленная из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105.3 НК, без включения в них налога. То есть НДС надо начислить на рыночную стоимость аренды аналогичного автомобиля (письмо Минфина от 12.11.2021 № 03-07-11/91447).
