На что способен архив первичных документов, когда работает в связке с искусственным интеллектом

Почему электронный архив в связке с искусственным интеллектом станет вашим помощником не только в обработке документов, но и в подготовке к проверкам ФНС? Давайте разбираться.

Что ты такое, электронный архив финансовых документов?

На первый взгляд, электронный архив — это просто хранилище файлов, будь то скан-копии бумажных или оригиналы электронных документов. Но на самом деле все гораздо сложнее.

Это целая система для юридически значимого хранения, быстрого поиска и сбора документов и их дальнейшего представления в контролирующие органы.  

Архив может быть организован разными способами:

1. В учетной системе компании. Плюс в том, что не нужно устанавливать отдельный сервис для хранения документов. ERP-система есть в каждой организации — в ней ведется учет финансово-хозяйственной деятельности. Обычно она предлагает инструменты для прикрепления файла к конкретной операции, например, в 1С можно приложить скан-копию по кнопке в виде «скрепки». При этом связи между документом и транзакцией сразу отображаются. 

Основной минус — система не предназначена для работы с большим объемом файлов и регулярных запросов на поиск. К тому же в учетной системе, как правило, работают финансово-экономические службы, поэтому доступ к первичке будет только у них. Это не всегда удобно, так как документы могут понадобиться отделам продаж или логистики.

2. В облаке провайдера ЭДО. Если организация отправляет первичку контрагентам через сервисы обмена, чаще всего услуга по хранению документов в облаке предоставляется бесплатно. Но всегда есть риск, что доступ будет ограничен или станет платным. Крупные компании предпочитают хранить документы во внутреннем контуре, поэтому такие услуги провайдеров им не всегда подходят. 

Если используется несколько сервисов обмена, то бухгалтер тратит время, чтобы собрать необходимые документы из разных мест. К тому же скан-копии бумажных документов придется хранить отдельно. Поэтому архив на базе оператора ЭДО не решает задачу консолидации ПУД в одном месте. Доступ к документам также ограничен только пользователями таких сервисов.  

3. В отдельном электронном архиве. Такое хранилище может быть как локальным, так и облачным. Чаще всего это готовые решения с продуманной архитектурой для надежного хранения любого объема документов, набором инструментов для настройки системы под определенные параметры, встроенным распознаванием скан-копий, автоматическим заполнением карточек документов и сохранением юридической значимости в соответствии с законом. 

Если встроить архив в ECM-систему, то управлять контентом и процессами согласования и подписания можно в едином контуре. Благодаря этому с первичными документами смогут работать пользователи из разных отделов, при этом доступ будет разграничен в соответствии с их полномочиями. Например, сотрудники склада оперативно занесут документы по поступлению товара, а менеджеры по продажам — проконтролируют возврат подписанной контрагентом первички.    

Используйте любой из перечисленных способов хранения первичных документов или их сочетание. Выбор будет зависеть от специфики организации, количества документов, а также наличия необходимых сервисов в компании. Но важно понимать, для сокращения трудоемкости сотрудников на формирование архива и подготовку документов по требованиям ФНС необходим полноценный инструмент, который организует единое хранилище бумажных и электронных первичных документов из разных источников: сервисов обмена, учетной системы, почты или скана.

Наполняйте архив с умом, а искусственный интеллект в этом поможет

Далеко не все компании полностью перешли на электронный документооборот. Сегодня большинство используют смешанный. Поэтому для многих организаций актуален вопрос создания единого архива бумажных и электронных документов. 

Что касается цифровых формализованных документов, с ними работать в разы проще. Если настроена интеграция с сервисами обмена, документы от поставщиков автоматически загружаются в электронный архив. Бухгалтеру для этого ничего делать не нужно. 

Сложнее ситуация обстоит с бумажными документами, так как их сначала нужно отсканировать.

Чтобы бухгалтер не тратил время на ручной ввод данных с листа, на помощь приходят интеллектуальные сервисы, которые захватывают скан-копии из папки на ПК или из почтового ящика.

Кроме того, сканировать можно сразу весь пакет документов, потому что ИИ-сервисы без участия человека могут:

• разделить его на отдельные файлы в соответствии с типом документа;

• изменить порядок следования страниц, если они были перепутаны при сканировании;

• перевернуть страницы или удалить пустые.

Далее искусственный интеллект распознает текст из первички любого формата (PDF, DOC, TIFF и пр.) и формирует электронную карточку с заполненными полями.

Например, Directum RX Intelligence умеет извлекать реквизиты из 20 распространенных видов документов со 100% точностью.

Если вы обмениваетесь и другими видами, то система самостоятельно дообучается и наращивает точность распознавания в процессе работы с новыми ПУД. 

Затем первичка обрабатывается в зависимости от типа. Например, счета-фактуры, акты, УПД и товарные накладные содержат в себе табличную часть с перечнем номенклатур, суммами и количеством товаров или услуг.

Бухгалтеру не нужно пересчитывать числа, ИИ-механизмы самостоятельно проведут перекрестные и арифметические проверки. А при необходимости могут сопоставить наименования с номенклатурными позициями в учетной системе.

После извлечения данных сотруднику остается лишь проверить корректность заполнения полей.  Делается это оперативно, так как бухгалтер смотрит уже готовую и заполненную реквизитами карточку документа. Ему не нужно сравнивать каждый символ с оригиналом.

Для удобства пользователей система подсвечивает поля, на которые стоит обратить внимание. Например, если при сканировании смазаны какие-то строки и ИИ их не распознал, проверяющий может скорректировать данные.

В результате скорость обработки одного комплекта документов возрастает в 7 раз, поэтому компания получает значительный экономический эффект по сравнению с ручным вводом данных. 

Сотрудникам не нужно переключаться между интерфейсами и дублировать информацию вручную. Поэтому исчезает риск ошибки из-за человеческого фактора: замыленный глаз, отвлечение на коллег и пр. Проверенный первичный документ автоматически передается в учетную систему благодаря интеграции. 

Как правило, стоимость ИИ-решений рассчитывается в зависимости от количества обрабатываемых документов. У Directum RX Intelligence есть преимущество — интеллектуальные сервисы уже встроены в систему, поэтому можно работать с неограниченным количеством документов. 

Бухгалтер, отдохни! Пока финансовый архив готовит документы по требованию ФНС

Чтобы быстро найти документы, в системе должен быть удобный поиск по атрибутам и по контексту. В Directum RX финансовый архив представляет собой реестр всех документов, как поступивших на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Каждую колонку реестра можно фильтровать. Также используйте дополнительные группировки, например, в разрезе конкретного контрагента или договорного документа. 

Если сотруднику нужно контролировать возврат, то достаточно отфильтровать или сгруппировать по колонке «статус документа». Это делается в пару кликов и не требует дополнительных разработок или настроек. Каждый пользователь может сделать это самостоятельно. 

С помощью финансового архива в Directum RX за короткое время можно создать выборку из сотен и тысяч документов по различным реквизитам или заданным критериям. Документы выгружаются из системы в необходимом для ФНС формате с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому бухгалтер может переслать их через онлайн-сервисы отчетности или в рамках налогового мониторинга открыть инспектору доступ к запрашиваемым документам с помощью интеграции с витриной данных.

Обычно требование от налоговой приходит в виде PDF-документа. В нем перечислены периоды, контрагенты, виды документов, которые ожидает налоговая. С 2026 года ФНС планирует перейти на XML-формат требований, что упростит извлечение данных из них, но процесс подготовки документов останется прежним. 

В Directum RX Intelligence с помощью интеллектуальных сервисов можно реализовать обработку требований контролирующих органов.

Так, можно будет извлекать из них необходимые данные: период, контрагента, запрашиваемые документы. Далее система сама обратится в финансовый архив и подготовит необходимую первичку для выгрузки. Бухгалтеру останется только проверить корректность информации, которую подготовила система, и нажать на кнопку «выгрузить готовые комплекты документов», а после отправить через сервисы сдачи отчетности. 

Чтобы облегчить обработку финансово-хозяйственных документов и организовать их хранение с учетом быстрого поиска и подготовки к налоговым проверкам, не нужно ничего выдумывать. Уже есть готовые инструменты для удобной работы с первичкой и цифровизации задач бухгалтерии. Познакомьтесь с ними подробнее. 

Реклама: ООО «ДИРЕКТУМ», ИНН 183505680, erid: LjN8JsvZJ