Приняли на работу нового сотрудника: как оформить ЕФС-1 в 2024 году, пример

Какую форму заполнять

С 1 января 2024 года действует обновлённая форма ЕФС-1 — приказ СФР № 2281 от 17.11.2023.

Включите в состав ЕФС-1о приёме сотрудника:

• Титульный лист.

• Подраздел 1 Раздела 1 с данными работника.

• Подраздел 1.1 Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Срок сдачи Подраздела 1.1 формы ЕФС-1

Крайний срок сдачи отчёта в СФР —следующий рабочий день после даты издания приказа о приёме работника. 

Если этот день совпадает с выходным или нерабочим праздником, отчитайтесь в первый же рабочий день.

Если нарушить срок подачи, это приведёт к штрафу:

• должностному лицу — 300–500 руб.;

• компании — 500 руб. за каждый несданный отчёт.

Основание — п. 4 Порядка заполнения ЕФС-1, утв. приказом СФР № 2281, п. 5 ст. 11, ст. 17 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 (ред. от 25.12.2023), ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Форму можно сдать:

• электронно или на бумаге — если по трудовым договорам и ГПХ у вас в целом работает максимум 10 человек. 

• электронно — при численности более 10 человек.

Если сдать ЕФС-1 на бумаге, когда обязателен электронный формат, будет штраф — 1000 руб.

Основание — ст. 8, 17 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996.

Заполняйте и сдавайте отчётность в СФР самостоятельно с помощью онлайн-бухгалтерии «Моё дело». Сервис начислит зарплату работникам, рассчитает налоги и страховые взносы, сформирует отчётность. Ведите бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт в одном окне.

Приём на работу по трудовому договору: когда  заполнять ЕФС-1

Оформляйте Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 каждый раз, когда принимаете на работу сотрудника по трудовому договору. Сообщайте в СФР о приёме:

• основного работника;

• совместителя — внутреннего и внешнего;

• дистанционного сотрудника.

Как заполнить ЕФС-1 по принятому работнику

Последовательность будет такая:

1. Заполните «Титульный лист». 

2. Внесите данные нового сотрудника в Подраздел 1. 

3. Внесите сведения о приёме в Подразделе 1.1.

Заполняем «Титульный лист» ЕФС-1

В титуле работодатель заполняет сведения о себе. Идём по порядку: 

• Регистрационный номер — просто внесите ваш номер из СФР.

• Название компании — как в учредительных документах; ИП указывает свои ФИО без сокращений.

• ИНН и КПП — как в остальных учётных документах (КПП указывают только компании).

• Поля «ОКФС», «ОКОГУ», «ОКПО» не заполняйте.

• «Код по ОКВЭД» — код по основному виду деятельности, как в ЕГРЮЛ / ЕГРИП.

• «ОГРН / ОГРНИП» — основной государственный регистрационный номер организации или ИП по данным ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Юрлица указывают «00» в двух первых ячейках, так как их ОГРН 13-значный. 

• «Код категории страхователя-физлица» указывают только страхователи — физлица и ИП, которые принимают на работу сотрудников:

• «Номер контактного телефона» — с кодом города / оператора без тире и скобок.

• «Адрес электронной почты» — без пробелов, знаков препинания.

«Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняют в двух случаях:

• если отчёт подаёт правопреемник другой компании 

• если в этом отчёте работодатель исправляет ошибки из отчёта, который он подал раньше.

Если это ваша ситуация, укажите свой телефон и электронную почту. Остальные данные внесите по организации-предшественнику.

Поставьте подпись, должность, ФИО и даты подписания. Печать нужна только при её наличии.

Образец заполненного титульного листа:

Шпаргалка по найму иностранных граждан

Собираем все необходимые документы

Оформляйте иностранцев без ошибок, чтобы не платить штрафы

Оставьте контакты, вышлем вам шпаргалку на e-mail:

Заполняем Подраздел 1 Раздела 1 отчёта ЕФС-1

Укажите данные принятого сотрудника:

• СНИЛС — в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ» или «ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ».

• ИНН физлица — если есть.

• ФИО принятого сотрудника — без сокращений в именительном падеже.

• «Дата рождения» — дата рождения принятого на работу физлица.

• «Статус ЗЛ» — выберите буквенный код, который обозначает статус застрахованного лица:

Заполняем Подраздел 1.1. Подраздела 1 формы ЕФС-1

«Сведения о трудовой (иной) деятельности» — это таблица, которая включает 11 граф. 

Чек лист: как заполнить табличную часть отчёта:

• Графа 1 — порядковый номер записи. Используйте сквозную нумерацию в порядке возрастания.

• Графа 2 — дата приёма на работу. Указывайте в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

• Графа 3 — кадровое мероприятие «ПРИЁМ».

• Графа 4 — укажите код: 

  • «РКС» — для работы в районах Крайнего Севера;

  • «МКС» — для работы в приравненных к Крайнему Северу местностях. В остальных случаях не заполняйте.

• Графа 5 — наименование должности / работы как в штатном расписании и название соответствующего подразделения / отдела, если оно указано в трудовом договоре.

  Дополнительно укажите один из кодов вида трудового договора:

  • «0» — бессрочный;

  • «0.1» — срочный (до 6 месяцев);

  • «0.2» — срочный (более 6 месяцев);

  • «1» — по совместительству;

  • «1.1» — сроком до 6 месяцев;

  • «1.2» — сроком более 6 месяцев.

• Графа 6 — код занятия из «Общероссийского классификатора занятий» для должности работника. Указывайте в формате «ХХХХ.Х».

  Дополнительно укажите коды:

  • «НДОМ» — если работа на дому;

  • «ДИСТ» — если работа дистанционная;

  • «НЕПД» — при неполном рабочем дне;

  • «НЕПН» — при неполной рабочей неделе.

• Графа 7 — не заполняйте.

• Графа 8 — наименование документа о приёме на работу.

• Графа 9 — дата приказа или другого документа, который подтверждает приём сотрудника.

• Графа 10 — номер приказа или другого документа о приёме сотрудника, знак «№» не пишите.

• Графа 11 — знак «Х», только если нужно отменить ранее поданные сведения. В остальных случаях графу не заполняйте.

Пример. В мае 2024 года компания ООО «Север» приняла на работу:

• 3 мая — М.Н. Иванова водителем в отдел доставки (приказ № 33-К от 02.05.2024);

• 13 мая — А.Б. Смирнову на дистанционную работу бухгалтером по учету ТМЦ (приказ № 34-К от 13.05.2024).

Отчёт о приёме Иванова нужно сдать в СФР не позже 6 мая 2024 года, так как 4 и 5 мая — выходные дни:

Отчёт о приёме Смирновой нужно подать в СФР не позднее 14 мая 2024 года:

Составить и вовремя сдать отчётность в СФР и ФНС, рассчитать зарплату сотрудникам, начислить налоги и страховые взносы помогут профессионалы Бухгалтерского аутсорсинга «Моё дело». В одной подписке для вас — бухгалтерское, налоговое, кадровое и юридическое сопровождение.

Моё дело Бюро

Справочно–правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8KHCio