Как заполнить новую форму ЕФС-1 по исполнителям на ГПХ: инструкция для заказчика

Новая форма ЕФС-1

С 1 января 2024 года необходимо заполнять обновленную форму ЕФС-1, которая утверждена приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Для исполнителей на ГПХ появилось два новых кода, которые указывают в графе «Код выполняемой функции»:

• ДГПХФЛНС — указывайте этот код, если подписываете с исполнителем договор ГПХ на выполнение работ / оказание услуг и в нем есть условие, что заказчик платит за него страховые взносы на травматизм.

• ДАВТФЛНС — указывайте этот код, если подписываете с исполнителем договор авторского заказа и, согласно его условиям, заказчик платит за него страховые взносы на травматизм.

Но эти коды предназначены только для страхователей-физлиц, в том числе ИП. Организации их не используют. Так СФР узнает, что нужно поставить ИП на учет как работодателя или снять его с учета, если ИП не принимает сотрудников по трудовым договорам, а привлекает только исполнителей по ГПХ. Сейчас ИП ставят на учет как работодателя автоматом, когда он подает первый отчет ЕФС-1 с подразделом 1.1.

По каким исполнителям и договорам нужно сдавать отчет

Отчитываться нужно не по всем исполнителям. По самозанятым и ИП сдавать отчет не нужно, так как заказчик за них не перечисляет страховые взносы.

Отчет сдают только по исполнителям-физлицам без специального статуса ИП или самозанятого.

Подавайте данные в СФР только по этим договорам ГПХ:

• оказания услуг;

• выполнения работ;

• авторского заказа;

• издательских лицензионных;

• лицензионных о предоставлении права использования произведения науки, искусства, литературы;

• отчуждения исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.

Для заполнения отчета используйте буквенные коды видов договора ГПХ:

Не нужно отчитываться по договорам:

• купли-продажи;

• аренды;

• мены;

• найма жилого помещения;

• дарения;

• займа и т.д.

Про виды договоров с самозанятыми рассказывали здесь.

На платформе Консоль.Про вы можете воспользоваться готовыми шаблонами договоров с самозанятыми, а также загрузить свой вариант этого документа или доработать размещенный на платформе шаблон под себя. Все документы на платформе генерируются автоматически и подписываются удаленно электронной подписью. Консоль.Про интегрируется с любыми внутренними системами учета.

Попробуйте, как работает Консоль.Про в бесплатной демоверсии.

Когда нужно сдавать отчет по исполнителям на ГПХ

В СФР нужно подать сведения, когда вы:

• Заключили договор ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после заключения договора.

• Расторгли договор ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после прекращения договора.

Если срок сдачи совпадает с выходным или праздничным нерабочим днем, отчитайтесь в следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК).

Когда дата начала действия договора наступает позже даты его заключения, отчитывайтесь в СФР, ориентируясь на дату его заключения (письмо СФР от 07.02.2023 № 19-02/11195л).

При прекращении договора ГПХ подать сведения нужно в любом случае, на это не влияет — по плану вы его расторгли или досрочно.

Если вы заключаете с исполнителем несколько договоров последовательно, все равно подавайте сведения в СФР по каждому договору.

Пример:

Компания заключила с исполнителем договор на оказание услуг № 1 от 15 апреля 2024 года, а 15 мая 2024 года срок его действия завершился. 

С тем же физлицом заключили еще один договор на оказание другой услуги — договор № 2 от 13 мая 2024 года, а 3 июня 2024 года договор был расторгнут. 

Заказчик должен подать по исполнителю сведения в СФР четыре раза:

Состав отчета ЕФС-1 по исполнителям на ГПХ

По исполнителям на ГПХ заполняйте:

• Титульный лист.

• Подраздел 1 Раздела 1.

• Подраздел 1.1. Подраздела 1.

Инструкция для заказчика: как заполнить отчет

Титульный лист ЕФС-1 для исполнителя на ГПХ

Порядок заполнения будет такой же, как и для трудовых договоров. Укажите сведения о заказчике:

• Регистрационный номер страхователя в СФР.

• Наименование компании как в уставных документах или фамилию, имя, отчество ИП без сокращений.

• ИНН — указывают организации и ИП.

• КПП — указывают только организации.

• Поля «ОКФС», «ОКОГУ», «ОКПО» заполнять не нужно.

• «Код по ОКВЭД» — код по основному виду деятельности заказчика.

• «ОГРН / ОГРНИП» — основной государственный регистрационный номер организации / ИП согласно данным из ЕГРЮЛ / ЕГРИП. ОГРН юрлиц состоит из 13 знаков, поэтому в первые две ячейки ставьте нули. 

• Если заказчик-физлицо, в поле «Код категории страхователя-физлица» впишите соответствующую кодировку:

• Контактные данные — номер телефона с кодом города, адрес электронной почты.

• Руководитель компании / ИП или его представитель ставит свою подпись и указывает должность, фамилию, имя, отчество и дату подписания. Если есть печать, поставьте ее оттиск.

В таком же порядке заполняют часть титульного листа «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения». Это нужно, если страхователь — правопреемник другой компании сдает отчет за эту компанию или исправляет сведения, которые подали ранее. Преемник указывает свои телефон и электронную почту, а остальные данные — организации-предшественника.

Подраздел 1 Раздела 1

Заполняем основные сведения по исполнителю:

• СНИЛС из 11 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.

• ИНН физлица — состоит из 12 цифр.

• Фамилия, имя, отчество — без сокращений.

• Дата рождения исполнителя.

• «Статус ЗЛ» — это соответствующий статус застрахованного лица / исполнителя, он обозначается буквенным кодом:

Подраздел 1.1. Подраздела 1

Заполните таблицу в Подразделе 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Талица включает 11 граф:

• Графа 1 — порядковый номер записи.

• Графа 2 — дата начала или окончания периода выполнения работ / оказания услуги по договору ГПХ в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

• Графа 3 — код события «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

• Графа 4 — данные о работах по договору ГПХ в районах Крайнего Севера (код «РКС») или в приравненных к нему местностях (код «МКС»).

• Графа 5 — по ГПХ не заполняем.

• Графа 6 — «Код выполняемой функции» из «Общероссийского классификатора занятий» в формате «ХХХХ.Х», а также соответствующий буквенный код для ГПХ — «ДГПХ», «ДГПХФЛНС», «ДАВТ» и т.д. (см. таблицу кодов выше).

• Графа 7 — по ГПХ не заполняем;

• Графа 8 — «Наименование документа». Наименование договора с исполнителем — «Договор подряда», «Договор оказания услуг».

• Графа 9 — «Дата» заключения / прекращения договора ГПХ в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

• Графа 10 — «Номер документа». Номер договора ГПХ — без знака «№».

• Графа 11 — «Признак отмены записи» заполняют только, если подают корректировки по ранее представленным сведениям.

Когда будете заполнять графы 2 и 9, обратите внимание на нюансы (письмо Минтруда от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784):

• Если в договоре ГПХ не указан период работы, в графе 2 укажите дату заключения договора, а дату прекращения такого договора определите в соответствии с актом выполненных работ.

• Если по договору начало выполнения работ приходится на более позднюю дату, чем дата заключения договора, в графе 2 укажите дату начала выполнения работ.

• Если дата начала выполнения работ по договору ГПХ ранее даты его заключения, в графе 2 укажите дату начала работ, а в графе 9 — дату заключения договора.

Пример: как заполнить сведения по исполнителю при заключении и прекращении договора ГПХ.

ООО «Апрель» 18 апреля 2024 года заключило договор подряда № 1-2024 с физлицом Петровым П.П. Исполнитель обязан начать оказывать услуги 22 апреля 2024 года., а завершить — 14 мая 2024 года. 

Образец отчета при заключении ГПХ:

В какой форме нужно отчитаться

Если в отчете 10 человек или меньше, можете выбрать как сдать форму — на бумаге или электронно по ТКС (телекоммуникационные каналы связи).

Если в отчете более 10 человек, его можно сдать только в электронной форме.

При расчете численности учитывайте и сотрудников по трудовым договорам, и исполнителей на ГПХ.

Если нарушить правило и сдать бумажный отчет, когда он должен быть электронным, страхователь получит штраф — 1000 руб. (ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда нужно сдавать ЕФС-1 по самозанятым

Есть особый случай, когда заказчику придется отчитываться по самозанятым — если заключили договор с самозанятым, а он утратил право применять спецрежим НПД.

Что делать в этой ситуации — договор заключен уже давно. По этому вопросу Минтруд дал разъяснения в своем письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784.

По мнению Минтруда нужно:

1. Расторгнуть с исполнителем прежний договор ГПХ. Основание для этого — утрата статуса плательщика НПД.

2. Заключить с исполнителем новый договор ГПХ.

3. Подать сведения в СФР — отталкиваться от даты заключения нового договора.

Если об утрате статуса самозанятого заказчик узнал после того, как исполнитель приступил к оказанию услуг — дата заключения договора будет позже даты начала работ.

Тогда в ЕФС-1 укажите обе эти даты: дату начала периода работ по договору ГПХ (графа 2) и дату заключения договора (графа 9).

Пример:

Компания сотрудничает по договору ГПХ с самозанятым физлицом. Самозанятый утратил право на спецрежим НПД с 1 марта 2024 года, но сообщил об этом заказчику только 15 апреля 2024 года. 

Заказчик:

• Расторг первоначальный договор с 01.03.2024.

• Заключил с исполнителем новый договор с 15.04.2024, при этом датой начала работ указали 01.03.2024.

О расторжении первого договора подавать отчет ЕФС-1 не нужно, так как исполнитель в период его действия был самозанятым. 

По новому договору заказчик отчитается так:

• В графе 2 укажет дату начала оказания услуг — 01.03.2024.

• В графе 9 — дату заключения договора — 15.04.2024.

• Подаст отчет в СФР не позже 16.04.2024.

Платформа Консоль.Про автоматически проверит статусы исполнителей по реестру налоговой. Если какой-либо из самозанятых утратил свой статус, заказчик получит уведомление. Такой исполнитель не сможет подписать акт, а заказчик — перевести вознаграждение.

Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми

Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией

Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с самозанятыми

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8JuhNF