Мало того, что кропотливый процесс требует максимум концентрации и внимания, так он еще и невероятно скучный! Поэтому обработку первички нередко стараются «спихнуть» на молодых, неоперившихся сотрудников — такое решение, кстати, чревато тем, что потом придется исправлять многочисленные огрехи и платить рублем. Или вообще нанимают на этот участок работы отдельного бухгалтера, с железной выдержкой и орлиным зрением.
По смелым статистическим данным, на заведение первичной документации специалист тратит 50–70% рабочего времени. Если компания развивается и объемы продаж растут, то и количество документов увеличивается в геометрической прогрессии.
Решение есть — доверить распознавание документов и автоматический ввод в программу искусственному интеллекту. Но как убедить директора вложиться в еще одно, очень нужное ПО?
Оперируйте цифрами!
Собственники бизнеса так уж устроены: обожают считать деньги и получать прибыль. Поэтому главный аргумент хитрого бухгалтера — сфокусировать внимание руководства не на затратах, а на выгоде.
Ваша задача — рассчитать, сколько реальной прибыли можно получить при автоматизации наиболее рутинного и трудозатратного процесса, и идти к директору с предложением, уже имея на руках конкретные цифры.
Прикинем вместе.
Superjob подсказывает, что средняя зарплата бухгалтера в Москве на 2024 год — 75 000 рублей в месяц. Именно такой оклад получает Ольга Григорьевна в компании «Луч». В день ей приходится заводить в программу 20–30 комплектов первички (накладных, счетов-фактур, счетов на оплату). На обработку каждого она тратит 7–10 минут. В общей сложности, рутинная задача отнимает 2–5 рабочих часов бухгалтера.
Если перевести трудозатраты в рубли, получается, что
На сайте Dbrain есть Калькулятор выгоды. Введите исходные данные: количество документов, примерное время обработки, зарплату сотрудника, и получите расчет экономии в рублях и часах.
С помощью программы автоматического распознавания долгие минуты ручного труда сокращаются до нескольких секунд и пары кликов. А бухгалтер из исполнителя трансформируется в проверяющего. Остается только проконтролировать корректность отображенных данных, и далее — заняться другими, более важными задачами на благо развития бизнеса.
Подсветите прочие преимущества автоматизации
Подробный расчет экономии не убедил вашего руководителя? Переходите к запасным аргументам.
1. Минимизация риска ошибок.
Каким бы опытным и внимательным не был бухгалтер, под конец дня у живого человека «замыливается глаз». Иногда в учетную программу закрадываются нестыковки: в сумме появляются лишние нули, пропадают копейки или цены двух похожих позиций в накладной меняются местами. Даже незначительные огрехи потом вылезают на бухгалтерском балансе, в налоговой и управленческой отчетности.
Приходится перепроверять все первичные данные, а это опять — дополнительное время, деньги, нервы. Ошибки же чреваты для компании доначислением налогов и штрафами, например, по НДС в случае некорректно оформленного счета-фактуры.
Автоматический процесс распознавания сводит риски к минимуму хотя бы потому, что контроль получается многоступенчатый: сначала документ обрабатывает программа, затем корректность введенных данных отслеживает специалист. Второй момент — искусственный интеллект не знает ни хандры, ни усталости. Но зато обладает первоклассной памятью и логикой.
Dbrain легко распознает что-то новенькое: даже бумагу, которую раньше не видела ни одна живая душа и ни одна система.
2. Максимально быстрая отгрузка товаров конечным покупателям.
Сырье, материалы, готовые изделия к перепродаже не залеживаются на складе, а сразу пускаются в оборот. Так что сейлз-менеджеры компании тоже останутся довольны.
3. Распознавание других документов.
Помимо бухгалтерской первички, автоматизировать можно обработку прочей документации, на проверку которой уходит уйма времени: персональных данных сотрудников, входящей корреспонденции, локальных нормативных актов, учредительных доков контрагентов и т.д.
Важно, что IDP-система, в отличие от широко распространенной OCR, структурирует документ в точности, как в бумажном оригинале, безошибочно разбивает кипу файлов по типам — счета-фактуры, накладные, УПД, счета на оплату и т.д., — умеет находить и идентифицировать печати и подписи.
Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой
Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали!
Какие документы распознает программа
На самом деле, любые. Неважно, формализованы ли они или нет, напечатаны на унифицированных бланках или придуманы контрагентом самостоятельно.
Вот примерный перечень документов, с распознаванием и классификацией которых справляется искусственный интеллект:
товарные накладные;
ТТН;
акты выполненных работ;
универсальные передаточные документы (УПД);
счета-фактуры;
счета на оплату;
договоры и дополнительные соглашения;
приказы и прочие локальные документы компании;
корреспонденция от клиентов и контрагентов.
Как это процесс выглядит на практике?
Бухгалтер получает комплект первички — допустим, накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру. Если документы пришли на бумажных носителях с синей печатью и подписью, необходимо сначала их отсканировать вручную или просто сфотографировать и загрузить в программу распознавания.
Если же ваша компания использует ЭДО, и обмен накладными происходит в электронном формате при помощи ЭП и с приложением машиночитаемой доверенности, то сервис автоматически «заберет» файлы на обработку. И уже через несколько секунд данные подгрузятся в учетку.
Пример документов — от простого к сложному, с которыми справляется сервис Dbrain:
Пара позиций в счете или подробный сложный документ с множеством полей — программа автоматического распознавания справится с задачей одинаково хорошо.
Современные системы работают со сканами и фото, поддерживают наиболее распространенные форматы файлов: JPEG/JPG, PDF, PNG, TIFF и другие. Не вызовет затруднений и обработка многостраничных документов, файлов разного уровня качества или сочетающих сразу несколько разных форматов, например, текст и табличные данные в Excel.
Маршрут, который проходит документ всего за несколько секунд после загрузки в Dbrain:
Классификация — программа находит в изображении документ и присваивает тип: накладная, счет-фактура, акт и т.п. При необходимости может перевернуть изображение или зеркально его отобразить.
Распознавание — последовательно обрабатывает изображение, распознает в нем текст.
Оценка корректности результата, поиск ошибок.
Проверка и идентификация печатей и подписей в документе.
Описание этапов данного процесса сейчас заняло больше времени, чем он происходит в реальности. Благодаря сервису Dbrain даже самая рутинная и монотонная работа может быть увлекательной и мгновенной.
И последний довод в копилку аргументов для руководства: демо на ваших документах ничего не будет стоить! Попробовать автоматическое распознавание первичных документов можно бесплатно, чтобы оценить возможности сервиса и пользу конкретно для вашего бизнеса.
Распознали первичку, пока бухгалтер ходил за водичкой
Представьте, что на вашем рабочем столе есть папка, куда можно закинуть накладную, а она сама распознается и отправится в нужную систему. За секунды. Представили? А мы сделали!
Реклама: ООО «Дибрейн», ИНН 7702430367, erid: LjN8KJQjN
