Акт с самозанятыми: для чего нужен и как его оформить

Что такое акт и зачем он нужен

Акт выполненных работ или оказанных услуг — не обязательный по закону первичный документ, который фактически полезен и заказчику, и исполнителю.

Как правильно назвать его — акт выполненных работ или акт оказанных услуг — зависит от договора, к которому относится документ. Например, если заказчик и исполнитель заключили договор возмездного оказания услуг, то составляют акт приема-передачи оказанных услуг или акт об оказанных услугах. Если оформили договор подряда, то и акт, соответственно, будет актом сдачи-приемки выполненных работ или просто актом выполненных работ.

Акт выполняет несколько функций:

• Содержит перечень оказанных исполнителем услуг или выполненных работ, сроки выполнения и размер вознаграждения.

• Подтверждает, что у сторон нет претензий друг к другу.

• Подписанный акт — это основание для выплаты вознаграждения самозанятому.

• Служит подтверждением гражданско-правового характера отношений между заказчиком и исполнителем. 

Когда стороны обязаны подписывать акт

Заказчик и исполнитель не обязаны составлять акт: это подтверждает ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@. Стороны могут подписывать акты по своему усмотрению. Но есть два случая, когда этот документ необходим:

1. Самозанятый получает предоплату.

ФНС разъясняет, что для налогового учета расходов заказчика в случае предоплаты акт нужен обязательно. Он не просто подтверждает факт выполнения работ, но и фиксирует период или дату, когда они выполнялись.

2. Исполнитель оказывает услуги по размещению интернет-рекламы.

Рекламу, которая размещается в интернете, нужно маркировать и отчитываться об этом в Роскомнадзор. Отчеты попадают в РКН через посредника — оператора рекламных данных (ОРД). В отчете нужно указать затраты на рекламу и статистику просмотров рекламного объявления. Такие данные подтверждает информация от площадок, где показывалась реклама, и акт об оказании услуг.

Как акт помогает снизить риски перед ФНС и при сотрудничестве с исполнителем

Акт помогает заказчику подстраховаться, если налоговая придет с проверкой. Это особенно важно, если:

• Вознаграждение самозанятого зависит от объема выполненных работ.

В акте можно прописать количество работ, которые выполнил самозанятый за определенный период.

• Заказчик заключил с исполнителем рамочный договор, в котором конкретный состав услуг и работ не расписан.

В этом случае состав конкретных услуг или работ нужно прописать в задании, которое составляют к договору. Они же повторяются и в акте.

Подробнее о том, как и зачем составлять задания, мы писали в статье.

• Заказчик хочет избежать лишних споров.

Акт защищает обе стороны и доказывает, что исполнитель выполнил работы в полном объеме, и у сторон нет друг к другу претензий. А может быть такое, что претензии есть — и их тоже проще сразу указать в акте, чем потом доказывать, что исполнитель оказал услуги некачественно или в неполном объеме.

• Самозанятый аннулировал чек.

Подписанный акт послужит для налоговой доказательством, что работы исполнитель действительно выполнял.

• Компания постоянно сотрудничает с конкретным исполнителем.

ФНС контролирует, чтобы организации не маскировали под гражданско-правовыми договорами с исполнителями трудовые отношения и не уходили от налогов. Если у налоговой появляются подозрения по поводу сотрудничества заказчика и исполнителя, то она может организовать проверку. А если выявит нарушения — может переквалифицировать отношения с самозанятым в трудовые.

Чтобы такая ситуация не возникла при постоянном сотрудничестве с исполнителем, нужно составлять акт. 

• Заказчик упорядочивает внутренний учет. 

Акты помогают бухгалтерии определить статью затрат, куда нужно отнести выплату исполнителя, так как они включают подробные данные по оказанным услугам, которых нет в чеке. Например, траты за услуги программиста нужно направить в IT-отдел, за услуги копирайтера — в отдел маркетинга.

Обязанность исполнителя составить акт и срок, в который он должен передать его заказчику, пропишите в договоре. Подробнее о том, как оформить договор с самозанятым, рассказали в этой статье.

Проведите анализ рисков и определите слабые стороны в сотрудничестве с самозанятыми. Специалисты компании Консоль.Про проанализируют все аспекты отношений с самозанятыми: проверят документы и подготовят подробное юридическое заключение.

Что должно быть в акте

Гражданский кодекс не устанавливает конкретных требований к актам выполненных работ и оказанных услуг. Но так как акт — это первичный документ, значит, он должен включать обязательные реквизиты. Такие реквизиты указаны в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете». К ним относятся:

• Название документа.

• Номер и дата.

• Наименование сторон.

• Реквизиты договора, по которому выполнялись работы.

• Список работ (услуг) и их стоимость.

• Сроки выполнения работ (оказания услуг).

• Общая стоимость работ (услуг).

• Информация об отсутствии или наличии претензий по качеству и объему работ (услуг).

• Подписи сторон.

• Должность, ФИО лиц, которые составили акт, реквизиты документов, на основании которых эти лица действуют.

Порядок расположения реквизитов остается на усмотрение организации. За основу можно взять шаблон, который подготовили специалисты Консоль.Про.

Платформа для правильной работы с внештатными исполнителями

Помогаем малому и среднему бизнесу находить исполнителей и автоматизировать взаимодействие с ними

Как составить акт с самозанятым

Шапка документа

В начале акта укажите название документа и реквизиты договора, на основе которого составляется акт, место и время составления документа.

Обратите внимание, что дата оформления акта должна совпадать со временем, когда исполнитель фактически выполнял работы. Это важно, так как принять к вычету расходы нужно в том месяце, когда их фактически совершили. 

Если заказчик — индивидуальный предприниматель, то можно указать только его ФИО и ОГРНИП. Если заказчик — юрлицо, укажите его название, должность представителя и документы, которые подтверждают его полномочия.

Пример:

Акт об оказании услуг № 5

к Договору возмездного оказания услуг № 78 от «1» февраля 2024 г.

г. Москва                       «28» февраля 2024 г.

ООО «Весна», далее именуемое «Заказчик», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Петров Петр Петрович, именуемый в дальнейшем «Исполнитель», с другой стороны, именуемые вместе «Стороны», а по отдельности «Сторона», подписали настоящий Акт о нижеследующем…

Платформа Консоль.Про позволяет формировать договоры и акты автоматически, поэтому вам больше не придется составлять и проверять все вручную. Подписать документы можно с помощью простой электронной подписи.

Основная часть

Укажите реквизиты задания и период выполнения работ. Затем опишите, какие работы были выполнены — они должны соответствовать тем, что указаны в договоре и в задании. Лучше всего также указать их объем в цифрах.

Если для исполнителя предусмотрен повышающий коэффициент за скорость или качество оказываемых услуг — тоже добавьте его в акт. Пропишите, как этот коэффициент рассчитывается. И обязательно нужно указать, что заказчик не имеет претензий по объему и качеству оказанных услуг. А если они есть, отразите это в документе. Если исполнитель откажется исправить недочеты, заказчик может обратиться в суд. При этом, следуя ст. 720 ГК, он может ссылаться только на те недочеты, которые указаны в акте или других документах. 

Пример основной части:

В соответствии с Договором Исполнитель по Заданию № 3 от «1» февраля 2024 г. в срок с «1» февраля 2024 г. по «27» февраля 2024 г. оказал, а Заказчик принял следующие услуги:

1. Итоговая сумма, подлежащая оплате по настоящему Акту, составляет 5 000,00 (пять тысяч) рублей 00 копеек.

2. Исполнитель передает Заказчику по настоящему Акту все исключительные права на использование объектов интеллектуальной собственности, созданные Исполнителем в рамках исполнения договора.

3. Оказанные услуги приняты Заказчиком без замечаний.

4. Акт составлен и подписан в 2-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

Конец документа

В этом разделе нужно указать реквизиты сторон: это сведения, которые помогут их идентифицировать. Под реквизитами стороны ставят дату и подпись.

Пример блока с реквизитами:

Заключение

• Акт в большинстве случаев составлять не обязательно, но благодаря этому документу заказчик подтвердит ФНС сдельность сотрудничества и минимизирует риски переквалификации правоотношений в трудовые.

• Акт пригодится и самозанятому: документ подтверждает, что заказчика устраивает результат работ.

• Акт должен включать обязательные реквизиты из п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете».

• Акт состоит из трех частей: шапки с указанием наименования сторон и ссылкой на договор, основной части с описанием услуг и их стоимости, реквизитов сторон.

Доверьте задачу составления актов платформе Консоль.Про. Если вы сотрудничаете с несколькими самозанятыми, то акты можно формировать вручную. А если исполнителей много, то создавать такие документы можно автоматически. На платформе вы найдете шаблоны актов для исполнителей по ГПД и тех, кому нужно настроить форму под специфику своего бизнеса.

Кроме того, на платформе вы можете использовать собственные привычные бланки. Их нужно загрузить на платформу: тогда бухгалтерам не потребуется перестраивать привычный документооборот под новые процессы.

Платформа для правильной работы с внештатными исполнителями

Помогаем малому и среднему бизнесу находить исполнителей и автоматизировать взаимодействие с ними

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8K4Ngu