40 вопросов про воинский учет с ответами  эксперта: продолжение 

Первая часть вопросов о различных нюансах ведения воинского учета — в нашей предыдущей статье. Продолжаем!

Какие документы нужно запросить у сотрудников при организации воинского учета?

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников;

• военный билет;

• временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета;

• дипломы об образовании;

• отметка на 13 странице паспорта со штампом;

• свидетельство о браке;

• свидетельство о рождении детей;

Воинский учет ведется в отношении всех работников — даже тех, кто работает неполный рабочий день, по совместительству, на удаленке.

Если у сотрудника есть запись в паспорте о том, что он военнообязанный, но военного билета у него нет, нужно ли подавать сведения о нем в военкомат?  

Нужно, поскольку есть отметка в паспорте. Сначала разберитесь, почему нет военного билета: потерял или вам не предоставил. Но если вы видите этот штамп, обязаны сообщить в военкомат.

В организации воинский учет велся не совсем качественно и было выявлено наличие сотрудников без военных билетов (приняты кто три, кто пять лет назад). Что делать? Нужно ли уведомить о них военкомат и если нужно, то какую информацию дать? Работники военные билеты приносить отказываются, поэтому нет возможности выявить, стоят они на учете или нет. Мер воздействия у работодателя на работника в данной ситуации нет.  

Чтобы обезопасить себя от претензий и штрафов, работодатель должен выдать сотруднику, у которого нет военного билета, направление в военкомат. И взять с него подпись о том, что такое направление было выдано. Также работодатель должен сообщить в военкомат, что такой сотрудник числится в компании. 

Если сотрудник не пойдет после этого в военкомат, это уже его ответственность как физлица. К работодателю в данном случае претензий быть не должно, так как он сделал все, что должен.

Работник не обязан представлять работодателю такие документы, как свидетельство о браке/разводе, рождении детей. Как в этом случае работодателю актуализировать данную информацию по военнообязанным сотрудникам и, тем более, предоставить ее своевременно в военкомат? 

Можно порекомендовать руководителю замотивировать сотрудника предоставить такие сведения. Для этого стоит провести ликбез и довести до сотрудника сведения о воинском учете и, в частности, о его ответственности как физического лица, перед военкоматом. 

Военнообязанные должны по закону уведомлять военкоматы об изменениях в сведениях, в том числе о вступлении в брак, разводе, рождении ребенка. За нарушение этого требования физлицу грозит штраф от 1000 до 5000 рублей за каждое нарушение. 

В 2024 году между военкоматами и другими ведомствами будет налажено взаимодействие, и сведения о военнообязанных они смогут получать не только от руководителя, но и напрямую из ведомств, в том числе из ЗАГСа. Поэтому сотруднику выгоднее предоставить своему работодателю такие сведения, чтобы не получить штрафы. 

Кроме того, в некоторых крупных компаниях при рождении ребенка сотруднику назначается материальная помощь. Это может послужить дополнительной мотивацией для сотрудника предоставить такие сведения работодателю.

Ставится ли в паспорте штамп о снятии с воинского учета по возрасту? 

Нет, только в военном билете.

У сотрудника нет военного билета, но по возрасту должен быть снят с воинского учета — как это подтвердить? 

Можно провести сверку с военкоматом или отправить сотрудника в военкомат для получения отметки о снятии с воинского учета. 

Когда работодатель выдает сотруднику направление в военкомат, он должен взять с него подпись. Нужно завести какой-то журнал для этого? 

Направление в военкомат оформляется на специальном бланке с корешком. После заполнения сведений о сотруднике вы выписываете ему направление, проставляете дату, подписи. Направление выдается на руки сотруднику, а в у вас остается корешок.

А если сотрудник не сообщил работодателю об изменениях, кто ответственный? 

Если работодатель не провел ликбез и не проинформировал сотрудника о том, что ему необходимо сообщать об изменениях в сведениях, например, браке, разводе, рождении детей, то работодатель тоже может быть ответственным.  

Если же работодатель проинформировал сотрудника и сможет это доказать, то только работник несет ответственность перед военкоматом как физлицо.

Нужно ли хранить оригиналы военных билетов сотрудников в организации или только копии? 

Нет, Роскомнадзор не разрешает хранить оригиналы личных документов сотрудников. 

У сотрудников берутся свидетельства о рождении детей — до 18 лет? 

Да, и не только. Например, если ребенок учится на очной форме обучения в учебном заведении, он находится на иждивении и считается ребенком.  

Что делать, если военнообязанный работник не хочет предоставлять военный билет? 

Возьмите с него подпись, что военного билета у него нет. После этого выдайте ему направление в военкомат для постановки на учет и возьмите с него подпись, что он это направление получил. По этому сотруднику нужно сдать в военкомат приложение 10.

Читайте также: Что делать с сотрудником, который не хочет вставать на учет.

Какие документы нужно оформить при организации воинского учета?

Необходимо отправить в военкомат списки сотрудников, пребывающих в запасе и карточки граждан №10, подлежащих воинскому учету. 

Кроме того, нужно заполнить карточку организации по форме 18, оформить приказ об организации ВУ и план по ведению ВУ на год. Все эти документы нужно согласовать в военкомате. 

Если в вашем муниципальном образовании нет военкомата, документы нужно согласовать в местной администрации. Список военных комиссариатов и адреса можно узнать на сайте Министерства обороны.

Читайте также: Воинский учет в организации: какие отчеты и когда сдавать.

Что такое карточка организации по форме 18 и как ее заполнить?

После постановки на учет каждой организации присваивают регистрационный номер. 
 Его проставляют в карточке по форме 18 — в правом верхнем углу.  Если в номере будет индекс Б, организации нужно вести еще и специальный воинский учет.

Скачать форму карточки.

Скачать образец заполнения карточки.

Как оформить в компании приказ об организации ВУ?

Пропишите в приказе ответственных за воинский учет и их заместителей. Количество ответственных зависит от численности организации.

Скачать форму приказа.

Скачать образец заполнения приказа.

Что должен включать план по ведению воинского учета?

План будет включать перечень обязательных задач по поддержке воинского учета: от постановки на учет новых сотрудников и проверки их документов до оформления или аннулирования отсрочек. Перечень задач — в образце документа ниже.

Кроме того, пропишите в плане ответственного, который будет выполнять все необходимые задачи:

• проверять документы воинского учета у поступающих на работу;

• вести ВУ на предприятии;

• оповещать сотрудников об их обязанностях по воинскому учету;

• извещать военные комиссариаты о нарушения в ведении ВУ в организации;

• отчитываться о ведении воинского учета перед военкоматами (по месту нахождения) или органами местного самоуправления;

• поддерживать в актуальном состоянии информацию о воинском учете.

Скачать форму плана ведения воинского учета.

Скачать образец заполнения плана.

Как правильно оформить список сотрудников в запасе и карточки №10?

Укажите в списке все данные о сотруднике: ФИО, возраст, воинское звание, категорию запаса, место жительства и другие сведения. В карточке — те же данные и информация о приеме на работу и увольнении. 

Скачать форму карточки №10.

Скачать образец заполнения карточки.

Скачать образец заполнения списка.

Защитите себя от штрафов при ведении воинского учета

Возьмем на себя подготовку всех необходимых документов для постановки на воинский учет и диалог с военкоматами

Оставьте заявку, мы перезвоним

Приказ и план нужно составлять и утверждать каждый год? 

Да. Приказ и план необходимо разрабатывать перед началом каждого календарного года и согласовывать их до 31.12 текущего года на следующий с вашим военкоматом. 

Можно ли отправить документы на постановку на учет почтой?

Отправить по почте документы для постановки на учет можно, закон этого не запрещает. Однако важно понимать: когда вы ставите на учет свою организацию, план и приказ согласовываются с военным комиссариатом. Они забирают эти документы на несколько дней, проверяют их, военный комиссариат ставит свою печать, документы подписываются военкомом. И если вы отправляете эти документы почтой, есть риск, что ответное письмо военкомат не пришлет, и ваши документы просто потеряются.

Поэтому мы рекомендуем лично относить приказ и план в военкомат, чтобы у вас было письменное подтверждение, что ваша компания точно поставлена на учет.

Как военкомат общается с организацией, если у него нет ЭДО? На почту шлет запросы?

Да, запросы от военкоматов приходят компании на почту.

Нужно ли вставать на ВУ, если есть два сотрудника: одному 51 год, а другому 50 лет исполняется 29 октября, а другие вообще не военнообязанные?

Все организации должны стоять на воинском учете. Также необходимо уточнить звания сотрудников и проверить по таблице, находятся ли они в запасе.

Если гендиректор — единственный учредитель и между ООО и ГД не заключен трудовой договор, следует ли ООО вести ВУ?  

Учредитель может быть гендиректором, только когда с ним заключен трудовой договор. Поэтому нужно заключить ТД, поставить компанию на ВУ и вести учет. 

В какие сроки нужно ставить компанию на учет? 

Как только открываете организацию. Конкретные сроки в нормативных документах не прописаны. 

Сведения о новых сотрудниках предоставлять в военкомат по месту регистрации компании или по месту прописки сотрудников? 

В пятидневный срок сообщаем в тот военкомат, где стоит на учете сотрудник. 

Сообщать ли о совместителях? И нужно ли их указывать в форме 18? Ведь у них есть другое место работы, там подадут сведения. 

Вы ведете ВУ по совместителям также, как и по другим сотрудникам, не важно, подает ли на них сведения другая компания. Соответственно, и в форме 18 таких сотрудников тоже нужно указывать. 

Нужно ли вести воинский учет по сотрудникам на ГПХ? 

Нет. Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые официально не являются сотрудниками. 

Если не вели ВУ, какие отчеты предоставить на сотрудников, которые уже давно работают? 

Точно так же: карточки граждан, подлежащих воинскому учету в организации, по форме №10 и списки граждан, пребывающих в запасе. 

За какой срок нужно подать данные по сотрудникам: за квартал, за год или за последние три года? 

Нужно подать сведения сначала по текущим сотрудникам. Если военкомат запросит сведения по уволенным — подайте. 

Если сотрудник зарегистрирован в одном городе, сам работает в другом городе. На ВУ он состоит по месту регистрации, но не по месту пребывания. В какой военный комиссариат направлять информацию о приеме сотрудника: по месту его пребывания, по месту его регистрации или по месту регистрации ООО? 

Если гражданин выбывает с места регистрации на срок более трех месяцев, он обязан сняться с учета в своем военном комиссариате и встать на учет в комиссариате, соответствующем его временному пребыванию. В данном случае работодателю стоит уведомить сотрудника о его обязанности, а пока, поскольку самостоятельно работодатель перерегистрировать сотрудника не может, следует отправить сведения о приеме в тот военный комиссариат, где он зарегистрирован на данный момент. 

Если сотрудник работает удаленно и живет в другом городе/регионе, как и куда подавать на него сведения? 

Сведения о сотрудниках следует подавать в военкомат, к которому они прикреплены — по месту их жительства. Если сотрудник работает удаленно и проживает в другом городе или даже регионе, сведения в военкомат можно направить заказным письмом по почте.

Граждане, подлежащие воинскому учету, обязаны состоять на воинском учете по месту жительства. Например, сотрудник сменил место жительства в пределах одного региона, переехал в другой район, а остался на учете в прежнем военкомате. Что нужно делать организации в этом случае? Обязана ли организация проверять, соответствует ли военкомат адресу места жительства? 

Да, военкомат должен соответствовать месту жительства военнообязанного. Регион — это растяжимое понятие, и не просто так существуют районные военкоматы. Когда сотрудник подает работодателю документы по воинскому учету, и работодатель видит, что актуальное место жительства не соответствует месту учета в военном комиссариате, он должен в первую очередь уведомить сотрудника о его ответственности как физлица. 

Если физическое лицо выбывает с места регистрации на срок более трех месяцев, он обязан сняться с учета в своем военном комиссариате и встать на учет в комиссариате, соответствующем его фактическому пребыванию.  

Пока военнообязанный находится на учете в военкомате по старому месту жительства, работодатель должен направлять туда сведения о сотруднике. Когда же сотрудник снимется с учета в прежнем военкомате и встанет на учет в новом, необходимо будет актуализировать о нем сведения и подать в новый военкомат список. 

Подскажите, что делать, если сотрудник стоит в военкомате в области, а организация в городе? 

В продолжение предыдущего вопроса. Если сотрудник работает удаленно, и его фактическое место жительство в области, то организация должна направлять сведения о нем в военкомат, в котором он зарегистрирован. Если же сотрудник переехал в город, сменил место жительства, то ему следует сняться с учета в старом военкомате и прикрепиться в новом по его фактическому месту жительства.

Если 500 сотрудников, и у многих военкоматы в разных городах, то как лучше подавать сведения в военкоматы — лично или все таки можно заказным письмом с уведомлением? 

В ведении воинского учета очень много нюансов, поэтому с каждой ситуацией надо разбираться отдельно. Нужно понять, почему у сотрудников военкоматы в разных городах — они удаленно работают, или они там не снялись с учета и здесь не встали. 

Подавать первичный пакет документов по постановке на учет самой организации желательно лично, а данные по сотрудникам можно отправить и по почте. 

В какой военкомат подаются сведения о приеме-увольнении сотрудника: по месту учета организации или сотрудника? 

По месту постановки сотрудника на воинский учет.

Как проверить, правильно ли ведется воинский учет в организации?

Проверьте, выполнены ли все пункты:

• все ли сотрудники, кому необходимо, поставлены на воинский учет;

• используете ли вы актуальные формы документов;

• упорядочен ли документооборот: как хранятся документы, ведутся ли журналы, своевременно ли вносятся изменения и пр.;

• указаны ли в карточках сотрудников полные и достоверные данные.

При необходимости можно провести сверку с военкоматом.

Скачать образец списка документов для сверки.

Фирма встала на учет в прошлом году в управе и военкомате. В прошлом году все сдали. Что нам надо сдавать и кому в этом году?

Каждая организация должна действовать согласно утвержденному и согласованному с ВК плану на текущий год, в котором прописаны все мероприятия по ВУ в организации со сроками.  Перед началом каждого календарного года, необходимо составлять новый план и приказ на следующий год и согласовывать их до 31.12 текущего года с вашим военкоматом.

Приказ об организации воинского учета и функциональные обязанности нужно ежегодно согласовывать в военкомате?

Приказ об организации воинского учета и план нужно ежегодно согласовывать в военкомате. Функциональные обязанности ответственного входят в план, который подлежит согласованию.  Если данные приказа не меняются, то его не обязательно каждый год заново согласовывать, при этом форму 18 до 15 ноября и план до 31 декабря обязательно подавать ежегодно.

Кто в компании несет ответственность за ведение ВУ?

Вести ВУ может кадровик, который согласился совмещать обязанности и подписал приказ. Однако ответственность за соблюдение сроков, полноту заполнения и правильность данных несет лично руководитель организации, вне зависимости от числа назначенных уполномоченных сотрудников.

В ООО вместо директора договор управления с ИП, такое ИП может быть ответственным за ведение ВУ, если он не сотрудник? 

Управляющий ИП указан в выписке ЕГРЮЛ, подписывает кадровые документы и договоры от лица организации. Поэтому логично, что он может быть ответственным за ведение ВУ. Официальной информации по этому случаю нет — нужно уточнить в военкомате.  

В микропредприятии работает 6 человек. Может ли взять на себя воинский учет гендиректор? 

Может. Ему нужно издать приказ о назначении себя ответственным за ВУ. 

Если приказом назначить ответственным за ВУ бухгалтера, нужно ли допсоглашение к трудовому договору и прописывать эти обязанности? 

Обязательно, тем более, что ведение ВУ в должностную инструкцию бухгалтера не входит. 

Если бухгалтерия и кадры у организации на аутсорсе, кто может вести воинский учет? 

Если аутсорсинговая компания, у которой обслуживается организация, предоставляет услуги по воинскому учету, то можно просто доплатить и расширить перечень оказываемых услуг. Если же в конкретной аутсорсинговой компании нет услуг по организации и ведению ВУ, то вы можете самостоятельно решить — назначить себя, как руководителя, ответственным за ВУ и вести его самостоятельно, нанять в штат отдельного сотрудника для ведения ВУ или же выбрать аутсорсинг, который занимается ВУ.  

Настроим воинский учет с нуля

Проведем аудит кадров, определим военнообязанных, заполним документы

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8JvGYV