Что такое система электронного документооборота и для чего она нужна
СЭД — это программные решения, которые позволяют работать с документацией в цифровом виде: хранить файлы, организовывать поиск, настраивать маршруты согласования, интегрироваться с другими информационными системами и многое другое.
Ключевые возможности, которые дают СЭД:
Создание единого электронного архива документов организации.
Ускорение поиска нужных файлов по сравнению с бумажными носителями.
Сокращение времени на согласование документов за счет автоматизации маршрутов.
Повышение безопасности информации по сравнению с бумажными носителями.
Снижение расходов на печать и хранение документации.
Возможность удаленной совместной работы над документами для территориально распределенных команд.
Благодаря таким возможностям, внедрение СЭД позволяет компаниям повысить эффективность работы с документацией и сэкономить ресурсы.
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования с помощью СЭД «А2Б». От 275 руб./месяц.
Сравнение популярных СЭД
Теперь рассмотрим несколько популярных решений для организации электронного документооборота.
«1С:Документооборот»
1С является одним из лидеров автоматизации предприятий на российском рынке, в том числе в области внедрения электронного документооборота. Рассмотрим основные характеристики решения «1С:Документооборот».
Возможности системы:
работа с различными типами документов: договоры, счета, акты и т. д.;
хранение файлов в систематизированном электронном архиве;
настройка маршрутов согласования документов;
контроль версий документов;
интеграция со смежными информационными системами;
расширенный поиск по реквизитам документов и др.
К достоинствам «1С:Документооборот» относится богатый функционал, позволяющий автоматизировать документооборот практически любого уровня сложности. Также это полноценная российская разработка, которая учитывает специфику законодательства.
В то же время система достаточно сложна в освоении для рядовых пользователей. Кроме того, лицензии на платформу 1С и типовые конфигурации, доработки под нужды конкретной компании могут обойтись довольно дорого. Поэтому 1С рекомендуется внедрять в первую очередь крупным предприятиям, где есть собственные ИТ–подразделения.
Стоимость: 55 500 рублей — лицензия на сервер + 42 500 рублей — сама конфигурация (коробка) «1С:Документооборот» + отдельно нужно докупить клиентские лицензии на рабочие места пользователей.
7 000 рублей стоит лицензия на 1 рабочее место, но в 1С покупать лицензию сразу на 5, 10, 20 и т. д. пользователей выгоднее. Например, цена лицензии на 20 рабочих мест — 85 800 рублей. В итоге установка программы на 20 пользователей обойдется компании в 183 800 рублей.
Directum RX
Это решение, которое можно использовать как в облачной, так и в локальной версии. Для работы с облачной версией необходим только браузер с выходом в интернет.
Directum RX позволяет хранить неструктурированные документы (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel и др.), регистрировать поступающие документы, поддерживает процессы согласования и обработки документов. Он обеспечивает оперативную передачу информации между участниками процесса по заданным правилам.
К плюсам системы относят широкий набор функций и удобную базу знаний. Как недостаток можно отметить достаточно высокую стоимость решения.
Directum RX прежде всего подходит для среднего и крупного бизнеса, который готов платить за расширенный функционал.
Стоимость зависит от того, какие функции вам необходимы. За базовый функционал: стоимость складывается из цены серверной лицензии 31 400 рублей + лицензии на рабочие места (например, на 5 пользователей цена лицензии — 64 000 рублей, на 20 пользователей — 256 000 рублей). Отдельно можно докупить дополнительные модули. Стоимость расширенных версий программы Enterprise и Intelligence рассчитывается индивидуально по запросу.
СЭД Дело
Это система, в которой реализован полный цикл договорной работы, в том числе подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совместное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств.
У системы есть веб-клиент и мобильные приложения для платформ iOS и Android. Она позволяет обмениваться документами с другими СЭД, интегрируется с операторами ЭДО.
К плюсам системы можно отнести хороший базовый функционал, сбалансированную цену, простоту использования.
Это решение подходит для среднего бизнеса, который ищет оптимальное соотношение цены и качества, без потребности в сложных доработках функционала.
Стоимость: при количестве пользователей 1–5 стоимость одной лицензии составляет 15 300 рублей. Цена лицензии с 6-го по 20-го пользователя — 14 700, с 21-го по 50-го — 14 100 рублей и т.д. То есть итоговая стоимость складывается нарастающим итогом. Например, при 20 пользователях общая стоимость равна: 15 300 х 5 + 14 700 х 15 = 76 500 + 220 500 = 297 000 рублей.
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Лучшее соотношение цены и возможностей
Тезис
Этот сервис поставляется в трех вариантах: есть базовая, стандартная и расширенная модификация. Функционал и набор дополнительных опций зависят от выбранной редакции.
Каждая модификация позволяет работать с задачами, контролировать исполнителей и канцелярию, оптимизировать работу с документами.
К плюсам решения можно отнести возможность выбора конфигурации, гибкую тарификацию, интеграции с 1С и другим ПО.
Подходит для среднего и крупного бизнеса, у которого есть ИТ-подразделение для внедрения и доработки системы.
Стоимость: зависит от варианта поставки. Например, лицензию на 5 пользователей можно купить только в базовом варианте поставки, на 10 — в базовом и стандартном. Во всех трех типах — базовом, стандартном и расширенном — можно купить лицензию на 25 пользователей и больше. Стоимость по типам соответственно: 170 000 рублей, 290 000 рублей, 480 000 рублей.
«А2Б» — оптимальный выбор по соотношению «цена-качество»
Среди российских разработчиков СЭД стоит выделить систему «А2Б», которая предлагает наиболее выгодное соотношение функциональности и затрат на внедрение.
Ключевые преимущества «А2Б»:
Полный набор функций для автоматизации документооборота.
Простой и понятный интерфейс — систему легко освоить даже неопытным пользователям.
Возможность гибкой настройки потоков документов.
Стоимость внедрения и лицензий ниже конкурентов при сопоставимом функционале.
Простота интеграции со смежными информационными системами.
Возможность самостоятельной настройки системы (маршруты, бизнес-процессы, права доступа) без привлечения внешних ИТ-специалистов.
Модульная структура. Благодаря модулям можно подключить только нужные вашему бизнесу функции и не переплачивать.
Система включает следующие модули:
СЭД;
CRM;
Корпоративный портал;
Цели;
Проекты;
Поручения;
Календарь;
Файлы;
Персонал;
Идеи;
Бизнес-процессы.
То есть «А2Б» представляет собой гибкую и недорогую систему автоматизации, прекрасно подходящую для среднего бизнеса. В отличие от 1С, не требуется изучать язык программирования для доработки системы.
Что касается надежности и безопасности, «А2Б» также отвечает современным стандартам. Решение интегрируется с сервисом ЭДО «Диадок», поддерживает работу с электронной подписью.
Стоимость: у системы есть облачный вариант, в котором лицензии приобретаются на определенный период времени. Цена зависит от количества модулей, которые нужны компании. При покупке на 24 месяца стоимость программы — от 275 рублей/месяц.
Кроме того, у СЭД есть коробочная версия: такие лицензии приобретаются бессрочно. Стоимость также зависит от количества необходимых модулей. На 20 рабочих мест цена — от 80 000 рублей.
Конкретный выбор СЭД зависит от масштабов, бюджета и потребностей компании. Для автоматизации документооборота российских организаций сегмента среднего бизнеса «А2Б» представляется оптимальным решением по соотношению цены и функционала. Система поможет не только оцифровать документооборот, но и решить другие задачи управления благодаря модульной структуре. Попробуйте решение «А2Б» бесплатно в течение 7 дней.
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Лучшее соотношение цены и возможностей
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8KWu3h
