Система MasterTMS автоматически создает самые необходимые документы для перевозок. Каждый документ можно быстро обновить и прикрепить к заявке — он тут же окажется на руках у перевозчика, водителя и получателя грузов.
Документы, нужные для перевозки любых грузов
Разберем сначала общие виды документов, которые нужны, чтобы перевезти грузы любых видов, в том числе опасные вещества и продукты питания.
Если продавец пользуется услугами стороннего грузоперевозчика, нужно заключить договор между всеми сторонами сделки: поставщиком, получателем груза и перевозчиком. Предмет договора — платная услуга грузоперевозки.
В качестве приложения к общему рамочному договору заключается заявка-договор.
Этот документ оформляется между отправителем и перевозчиком и дополняет договор перевозки грузов. В договоре фиксируются общие условия перевозки, в то время заявка-договор включает существенные условия для определенной перевозки. Например, адреса объектов погрузки и выгрузки, характеристики груза и т.д.
Это документ, который включает сведения о грузоотправителе, получателе груза, самом грузе, сроках погрузки и разгрузки, маршруте перевозки, требованиях к транспортному средству и стоимости перевозки. Это важный документ в логистике, который обязательно должен быть. Он нужен для того, чтобы согласовать и зафиксировать все важные условия конкретной перевозки. Его заключают, если нет общего договора.
Подтверждает передачу товара покупателю. В ней обычно указывают все сведения о грузовладельцах и покупателе, а также данные о товаре: его название, количество, стоимость, вес партии. Это первичный документ, на основе которого покупатель принимает товар к учету. Он оформляется в двух экземплярах: один, подписанный покупателем, возвращается продавцу, второй остается у получателя продукции.
Используется совместно с ТОРГ-12, составляется по форме из приложения № 4 к постановлению Правительства от 21.12.2020 № 2200.
В ней указаны сведения о перевозке: информация о покупателе, продавце, экспедиторе, транспорте, реквизиты договора. Документ оформляется в трех экземплярах для всех участников грузоперевозки. Обычно его создает тот, кто отправляет груз.
Транспортная накладная обязательно быть у водителя в рейсы, без этого документа не обойтись. Аналог бумажной версии ТН — электронная транспортная накладная (ЭТрН). Если у вас в компании использует ее, водителю достаточно иметь QR-код. О цифровых документах в логистике можно почитать здесь. Они заметно упрощают обмен бумагами между сторонами, экономят время и ускоряют процессы.
Заменяет ТОРГ-12 и транспортную накладную. Форма ТТН № 1-Т утверждена постановлением Госкомстата от 01.12.1997 № 78. Документ служит основанием для списания товара со склада продавца и оприходования его на склад получателя.
В некоторых случаях оформлять ТТН обязательно: например, при регистрации и сопровождении перевозки этилового спирта и спиртосодержащей продукции.
Содержит информацию о водителе, время начала и окончания рейса, отметки о предрейсовом и послерейсовом осмотре водителей, результаты техосмотра авто при выезде и возвращении. Бланки путевых листов для грузовых и легковых автомобилей приведены в приложении к постановлению Госкомстата № 78.
Нужна, если товар перевозят в транспортном контейнере. Документ подтверждает, что отправитель загрузил товар в контейнер и передал его экспедитору, а покупатель принял контейнер от логиста и разгрузил тару. Форму ведомости устанавливает приложение № 9 к Правилам перевозок грузов автотранспортом (постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200).
Служит подтверждением приемки товара покупателем и отражает состояние товара при приемке. В акте указывают, в каком виде поступила продукция: нарушена ли целостность упаковки и условия перевозки, какова масса и ценность груза. Документ оформляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, другой направляется продавцу.
Если покупатель доверяет прием груза сотруднику, то на него нужно выписать доверенность на получение товара или ТМЦ по форме М-2 или № М-2а. Можно использовать бланк, который компания составила самостоятельно. В доверенности нужно прописать полномочия сотрудника.
Если экспедитор перевозит груз на арендованном авто, то ему необходимо подписать с арендодателем договор фрахтования, где перевозчик — фрахтователь, а владелец автомобиля — фрахтовщик. Если перевозчик не осуществляет учет груза, то вместо договора можно оформить заказ-наряд на предоставление ТС.
Подтверждает расходы водителя в пути. Например, в него включаются данные о приобретении ГСМ. Также в документе указывают время прибытия водителя к покупателю, время разгрузки и приемки товара. Форма документа законодательно не установлена, ее компания может разработать сама.
Документы, которые нужно оформлять в определенных случаях
Нужен, если осуществляется перевозка животных, например, крупного рогатого скота. В паспорте прописана порода, окрас и дата рождения, данные о вакцинации и болезнях животного.
Необходима, если экспедитор перевозит пищевые продукты. В документе содержатся данные о дезинфекции ТС.
Грузовладелец составляет этот документ, если нужно доставить опасные вещества: например, взрывчатые, токсичные, инфекционные и т.д. В документе указывают требования к транспортировке, хранению, утилизации такого груза.
Для транспортировки опасных грузов — легковоспламеняющихся, токсичных, радиоактивных, взрывчатых веществ — нужна лицензия. Для ее получения нужно собрать пакет документов и оплатить пошлину.
Для перевозок внутри страны его оформляют в добровольном порядке, а чтобы перевезти товар через границу, такой документ нужен обязательно. Он содержит детальное описание товаров и их характеристик, данные о количестве ТМЦ, весе товара, числе грузовых мест и других параметров груза.
Содержит данные о продукции, которые транспортная компания перевозит во время определенного рейса. Если продавец отправляет товар за рубеж, документ проверяют сотрудники таможни. Обычно манифест составляют на языке страны отправления и переводят на английский.
Нужна для подтверждения законности экспорта российской продукции за рубеж. В ней прописывают сведения об отправителе и получателе, о ТС и о таможенном пункте, который оформляет груз. Правила заполнения документа устанавливает Решение комиссии Таможенного союза от 20.05.2010 № 257.
Какие документы можно оформить в электронном виде
Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931 утвердило право перевозчиков использовать электронные документы для оформления перевозок. Сегодня можно формировать в электронном формате следующие виды документов:
Для отправки документов перевозчикам необходимо подключиться к госсистеме электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Чтобы это сделать, нужно заключить договор с оператором ЭДО.
Отметим, что ГИС ЭПД позволяет обмениваться только транспортными документами. Чтобы отправлять накладные, счета-фактуры, УПД, нужно использовать обычный сервис ЭДО.
Логистические процессы довольно сложны и содержат огромный объем данных. При этом грузовладельцу важно знать, что происходит с грузом, желательно иметь доступ к данным онлайн, контролировать всю цепочку поставок. Цифровизация помогает упростить работу всем участникам грузоперевозки.
Комплексное решение MasterTMS позволяет организовывать перевозку за пару кликов, работать с контрагентами, создавать документы и отчеты, строить маршруты, следить за передвижениями грузов и контролировать все процессы в одном окне браузера.
Грузовладельцы, подключенные к системе, могут оперативно обмениваться с контрагентами документами, так как работают в единой системе. Благодаря этому соблюдаются сроки по предоставлению документов и ускоряется и движение денег — в среднем, в 2,5 раза. Это позволяет избежать проблем с кассовыми разрывами. Также сокращаются рутинные операции и повышается производительность сотрудников.
Попробуйте бесплатно
Сегодня участники грузоперевозок используют электронные транспортные документы на добровольной основе, но в 2024 году планируется полный переход на электронные документы. Поэтому подключиться к системе ГИС ЭПД и готовиться к использованию электронного документооборота стоит уже сейчас.
Сократите время на оформление документов с помощью системы цифровой логистики MasterTMS. Также с ее помощью вы получите информацию о каждом этапе перевозки, отследите статус своего заказа и получите актуальные данные о состоянии своих грузов в режиме реального времени. Автоматизация процессов и маршрутизация с использованием технологий искусственного интеллекта и машинного обучения позволяет сократить транспортные расходы на 18%.
Система управления грузоперевозками с функциями финмониторинга, учета и управления
Получите продукт, настроенный под ваши потребности:
Реклама: ООО «ТН ЦИФРОВАЯ ЛОГИСТИКА», ИНН: 9702036830, erid: LjN8KJnGH
