Что взять в командировку
Важный этап подготовки к командировке — сбор багажа. Вот что обязательно должно в нем быть:
1. Документы
Паспорт необходим, чтобы подтвердить личность в аэропорту, на вокзалах, а также в целях безопасности или прохождения пропускных пунктов на режимных предприятиях. Также паспорт может потребоваться для покупки билетов на общественный транспорт.
Чтобы заселиться в российский или зарубежный отель, этот документ тоже необходим. В России и вовсе заселяют только по паспорту, то есть, например, водительское удостоверение не зачтут. (п. 18 раздела IV постановления Правительства от 18.11.2020 № 1853).
Чаще всего билеты приобретают в электронном виде. Распечатывать их не нужно. Но для посадки в самолет лучше иметь при себе распечатанную маршрутную квитанцию. Также понадобятся документы, которые подтверждают бронирование в отеле. Вместо них можно показать электронное подтверждение на смартфоне.
Если вы едете в командировку на собственном авто или планируете передвигаться за рулем в другом городе, то права необходимо иметь при себе.
Понадобится, если нужно оформить пропуск на территорию предприятия, куда направляется сотрудник.
2. Суточные
Работодатель обязан компенсировать работнику его расходы в командировке — выплатить суточные. Суточные нужно перечислить за каждый день пребывания работника в деловой поездке, даже за выходные и праздники, а также за дни, которые он находился в пути (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Согласно п. 10 постановления Правительства № 749, суточные нужно выплачивать авансом. Но конкретные сроки выплат никак не установлены, работодатель может самостоятельно их определить. Главное, чтобы сотрудник отправился в поездку с деньгами.
Суточные можно оставить на карте или снять. Нужно учесть, что не во всех небольших городах и мелких населенных пунктах есть банкоматы. Да и сами терминалы могут подвести в самый неподходящий момент. Поэтому наличные средства пригодятся.
Если же вы планируете поездку за рубеж, то наличные в этом случае просто необходимы, так как российские банковские карты за границей не работают. Наличные можно будет обменять на местную валюту.
3. Гигиенические принадлежности и аптечка
Лучше всегда иметь с собой набор необходимых гигиенических принадлежностей. Если сотрудник отправляется авиатранспортом, то нужно учесть правила провоза ручной клади.
В любой поездке есть вероятность простыть, заболеть или же получить травму. Несмотря на то, что содержимое аптечки у каждого человека индивидуально, есть ряд медикаментов, которые пригодятся всем.
Если командировка подразумевает посещение другой страны, нужно учесть правила ввоза медицинских препаратов. Также лекарства, легко доступные у нас, за границей могут продаваться только по рецепту.
В каждой стране — свои правила ввоза медицинских препаратов. Везде под особым контролем наркотические, психотропные и сильнодействующие вещества, но их списки различаются. Правила стран можно посмотреть на сайтах таможенных служб.
4. Одежда
Прежде чем начать собирать чемодан, необходимо узнать о климате в городе, в который вы направляетесь. Чем больше вещей, тем тяжелее чемодан. Именно поэтому стоит брать с собой только самые необходимые вещи.
5. Техника
Современная жизнь невозможна без техники и гаджетов. Взять нужно оборудование и технику, которая вам понадобится для работы: ноутбук, смартфон, зарядные устройства, power-банк, переходник для розеток, наушники.
Сэкономьте время и ничего не упустите: самый нужный чек-лист в командировку
Проверьте, все ли вы учли, отправляя сотрудника в командировку
Заполните форму — чек-лист придет на указанный e-mail:
Как упростить организацию командировки
После командировки обычно нужно подготовить много документов. Современные сервисы значительно упрощают этот процесс.
Например, благодаря Ostrovok.ru Командировки можно организовать командировку и оформить документы быстро и правильно.
В сервисе большое разнообразие тревел–услуг: более 2,5 миллионов вариантов размещения по всему миру, ж/д и авиабилеты, трансфер и страховки. Вы можете выбрать оптимальное предложение, которое подходит по условиям и цене.
В «Личном кабинете» добавляется тревел–политика компании. В ней указаны нюансы организации деловых поездок, а также установлены нормы выплат командировочных расходов, ограничения по стоимости билетов и проживания в отелях и гостиницах. При планировании командировки на территории РФ лимиты в политике нужно заложить в рублях, для международных командировок можно указать их в валюте страны. Это позволит оставаться в лимите, несмотря на курсовые разницы, и учитывать все регламенты, принятые в компании.
В Ostrovok.ru Командировки можно настроить тревел–политики в «Личном кабинете» для каждого из сохраненных в профиле менеджеров.
Также благодаря сервису упрощается работа бухгалтерии. Ostrovok.ru Командировки предоставляет комплекс полезных функций, которые автоматизируют работу с документами.
1. Авансовые отчеты
В этом разделе удобно отслеживать и анализировать все расходы, которые были во время поездки. Можно настроить суточные в зависимости от политики компании, установить индивидуальные суммы авансов и указать дополнительные расходы по поездке. Готовый отчет вы можете скачать или переслать на электронную почту.
2. Автоматическая генерация документов — актов сверки, счетов, УПД, актов приема-передачи
Периодичность формирования документов настраивается индивидуально для каждой компании. Но все эти документы выставляются автоматически и сразу отображаются в «Личном кабинете».
3. Отчет по затратам и отчеты в Excel по заданным фильтрам на странице заказов
Благодаря сервису все затраты контролируются с помощью отчета по затратам. Услуги выгружаются в одном файле, но в разных вкладках, чтобы было удобнее анализировать затраты по ним отдельно.
На странице «Заказы» можно отсортировать нужные бронирования по номеру, статусу, датам оплаты, заезда или выезда, городу и загрузить список в Excel.
4. Обмен по ЭДО
Заявка на подключение ЭДО отправляется в «Личном кабинете». Статус заявки обновляется автоматически. Благодаря ЭДО обмен документами осуществляется очень быстро.
5. Расширенные аналитические отчеты
Можно получить отчеты по всем основным метрикам: количество бронирований, направления поездок, популярные отели, процент отмен, количество запросов в службу поддержки, средние чеки, окно бронирования. Отчеты можно генерировать за месяц, квартал, год.
6. Бумажный документооборот
Несмотря на ЭДО, иногда требуются документы на бумажных носителях. Ostrovok.ru Командировки направляет документы раз в месяц через «Почту России» или с помощью курьеров.
7. Бесплатное подключение неограниченного количества юридических лиц к одному «Личному кабинету»
В рамках одного «Личного кабинета» можно работать сразу с несколькими юридическими лицами. Также возможен вариант работы в нескольких аккаунтах с возможностью переключения между ними.
Если в списки сотрудников уже добавлены те, кто часто ездит в командировки, то в профиле каждого можно указать, к какому юридическому лицу он относится. При оформлении заказа документы будут формироваться сразу на корректное юрлицо, и не придется переносить заказ с одного договора.
Заключение
Чтобы при сборе в командировку учесть важные мелочи и ничего не забыть, воспользуйтесь нашим списком — в нем все есть все необходимое, чтобы быстро и удобно спланировать поездку.
А для организации командировки, а также выгрузки отчетности и документов подключите сервис Ostrovok.ru Командировки.
Оставляйте заявку на подключение сервиса или консультацию по продукту.
Сэкономьте время и ничего не упустите: самый нужный чек-лист в командировку
Проверьте, все ли вы учли, отправляя сотрудника в командировку
Заполните форму — чек-лист придет на указанный e-mail:
Реклама: ООО «Агентика Тревэл», ИНН 7703403951, erid: LjN8KSGBi
