Отдел конференций The Moscow Times перешел на MeetFormer — технологическую платформу для проведения специальных мероприятий. Она автоматизирует практически все бизнес-процессы подготовки и проведения конференций — от рассылки приглашений и подсчета количества делегатов до нетворкинга и сбора обратной связи.
MeetFormer — портфельный проект Softline Venture Partners, корпоративного венчурного фонда группы компаний Softline. Команда MeetFormer разрабатывает программный продукт, который в одинаковой степени эффективно помогает решать свои задачи и организаторам конференций, и спонсорам, и делегатам. С точки зрения организаторов платформа собирает исчерпывающую статистику по активности делегатов на конкретном мероприятии и позволяет получать обратную связь, касающуюся качества контента. С точки зрения гостей — способствует расширению круга контактов на конференциях и хранит их в личном кабинете. С точки зрения спонсоров — представляет собой эффективный инструмент продаж, «заточенный» на работу с аудиторией конференций.
Первый шаг к автоматизации бизнес-процессов в отделе конференций The Moscow Times был сделан в сентябре 2014 года, когда это подразделение перешло с внутренней системы рассылок, использующей собственный почтовой сервер, на облачное решение MeetFormer. Параллельно шло создание портала, полностью реализованного на платформе MeetFormer. Решение было адаптировано под специфические запросы конференционного бизнеса — регулярные рассылки с приглашениями на мероприятия, возможность загрузки информации из файлов Excel для автоматической регистрации VIP-спикеров и СМИ, создание системы статусов пользователей (платных делегатов и гостей партнеров), определение «температуры зала» в момент выступления спикера путем интерактивного голосования.
«Практически с момента основания The Moscow Times Conferences рынок не мог предложить никакой альтернативы „возне с бумагами“, из которой вырастал очевидный риск — списки участников мероприятия могли быть утеряны или попасть к третьим лицам. MeetFormer — это первое решение, которое помогло нам победить бумагу и исключить связанные с ней риски, прямые и косвенные. Но главное — после внедрения этой платформы мы первыми из коллег-конкурентов получили мощный инструмент для интерактивной оценки эффективности каждой конференции („температура зала“), научились влиять на активность аудитории, а также предоставили спонсорам конференций понятный инструмент продаж», — рассказала Катерина Норкина, директор департамента конференций The Moscow Times.
«Мы делали MeetFormer с прицелом на автоматизацию всего цикла проведения специальных мероприятий, а эту сферу в принципе непросто автоматизировать, — отметил Константин Шишлов, руководитель проекта MeetFormer. — „Испытательной лабораторией“ продукта стало сообщество Business Family, которое насчитывает порядка 300 тыс. человек и проводит более 20 мероприятий в неделю в разных городах России. Всеми этими ивентами дирижирует MeetFormer. Совместный проект с The Moscow Times Conferences, вторым по величине игроком рынка бизнес-конференций в России, позволил понять, что у нас получился уникальный продукт, который полезен и организаторам, и спонсорам ивентов, и их делегатам. Платформа MeetFormer доступна всем, кто занимается организацией специальных мероприятий. Его функциональности будет достаточно для любой, даже самой нетривиальной задачи».
В планах развития системы — безопасная интеграция с системой онлайн-приема платежей The Moscow Times и работа над интеллектуальной системой рассылок вокруг ядра аудитории конференций.
О системе MeetFormer
MeetFormer — это IT-платформа для проведения мероприятий: от бизнес-завтраков на 20 человек до больших конференций на несколько тысяч участников. Ее ключевая особенность состоит в автоматизации процессов подготовки и проведения ивента: рассылки, подсчет количества делегатов, статистика их активности, определение степени интереса делегатов к докладчикам и их темам, а также сбор обратной связи. MeetFormer — портфельный проект Softline Venture Partners. Фонд владеет долей в проекте с января 2012 года.
О Moscow Times Conferences
Отдел конференций The Moscow Times — игрок номер два на рынке бизнес-мероприятий России. Он учрежден в 1999 году. За все время на конференциях The Moscow Times побывали более 25 тыс. человек со всей России. В год отдел конференций проводит более 50 мероприятий, их гостями становятся 8 тыс. делегатов. На конференциях ежегодно выступают более 500 спикеров, а поддерживают мероприятия порядка 100 партнеров. В штате отдела конференций The Moscow Times работают 22 человека.
О Softline Venture Partners
Softline Venture Partners — корпоративный венчурный фонд группы компаний Softline, одного из лидеров российского рынка лицензирования программного обеспечения. Softline Venture Partners был создан в 2008 году. Размер фонда составляет $20 млн. Объем инвестиций в один проект: от $100 тыс. до $1 млн. Целевые направления инвестирования: интернет и мобильные приложения, «облачные» сервисы, корпоративное программное обеспечение и e-commerce. На данный момент Softline Venture Partners профинансировал порядка 15 проектов. В портфель входят такие проекты, как Allsoft, ActiveCloud, Mirapolis, Copiny и др. Фокусом Softline Venture Partners являются команды независимых разработчиков из России и стран СНГ. Более подробную информацию можно получить на сайте: softlinevp.com.
